Le rôle des gestionnaires durant le processus d'approvisionnement (FON1-V55)

Transcription : Le rôle des gestionnaires durant le processus d'approvisionnement

[00:00:00 Le logo animé de l'EFPC apparaît. Texte à l'écran : Webdiffusion.]

[00:00:06 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Emilio Franco, directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : Bonjour et bienvenue à cet événement de l'École de la fonction publique du Canada, consacré au rôle des gestionnaires durant le processus d'approvisionnement.

Emilio Franco : Bonjour. Je m'appelle Emilio Franco et je suis le directeur exécutif de la Direction de l'approvisionnement et du matériel au Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Je vais commencer en reconnaissant que les terres sur lesquelles nous nous réunissons sont des territoires traditionnels non cédés des peuples algonquins Anishinaabe. Je sais que les participants proviennent des différentes régions du pays et qu'ils travaillent donc peut-être sur des territoires autochtones différents. Je vous invite à réfléchir au territoire sur lequel vous vous trouvez pendant quelques instants.

Il s'agit d'une séance bilingue. Donc n'hésitez pas à utiliser la langue officielle de votre choix pour le temps des questions. Pour cette séance j'ai le plaisir d'être accompagné de mes collègues Maxime, Marie-Hélène et puis Nausheena qui se présenteront dans quelques instants.

La discussion aujourd'hui porte sur les rôles des gestionnaires tout au long du processus d'approvisionnement. Nous l'abordons sur l'angle distinct des gestionnaires de l'approvisionnement qui possède une riche expérience de l'acquisition des biens et des services. Notre conversation vous permettra d'apprendre qu'elle est l'importance de la collaboration entre les gestionnaires et les autres experts fonctionnaires et la façon de répondre aux besoins opérationnels, tout en respectant les politiques ainsi que les principes des valeurs et d'éthique.

Aujourd'hui, vous entendrez souvent parler de propriétaire fonctionnel·le. Il ne faut pas confondre ce terme avec le propriétaire d'une entreprise ou un fournisseur. En réalité un·e propriétaire fonctionnel·le, dans le contexte de la fonction publique fédérale, est un·e fonctionnaire responsable du secteur ou du domaine de programme pour lequel un approvisionnement est établi.

Les propriétaires fonctionnel·les ont en fait des responsabilités distinctes, décrites dans la Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor. Ces personnes sont responsables de la définition des capacités, des résultats opérationnels escomptés et de la réalisation de ces résultats et avantages opérationnels après la mise en œuvre. En d'autres termes, ce sont les personnes responsables en dernier ressort de la décision de demander un approvisionnement, et de ses résultats.

La plupart du temps, c'est le ou la gestionnaire qui dispose du budget. La majorité des gestionnaires se tourneront vers l'approvisionnement au cours de leur carrière, et assumeront le rôle de propriétaire fonctionnel·le.

La plupart du temps vous effectuez de petits achats au moyen d'une carte d'achat ou carte de crédit, par exemple pour acheter du papier et des fournitures de bureau. L'équipe chargée de l'approvisionnement de votre secteur n'interviendra probablement pas s'il s'agit du même approvisionnement. Cependant, de temps en temps, vous devrez acheter quelque chose d'un peu plus complexe. Peut-être que vous avez besoin de retenir les services d'une consultante pour rédiger un rapport, d'acheter un nouvel équipement pour votre laboratoire ou d'acquérir un nouveau logiciel pour diriger une transformation opérationnelle]

Que vous utilisiez l'approvisionnement régulièrement, ou que ce soit votre première fois, le processus peut être intimidant et vous ignorez peut-être certaines étapes. C'est pourquoi chaque ministère dispose d'une équipe chargée de l'approvisionnement, c'est-à-dire d'experts, qui sont là pour vous aider. Comme vous l'entendrez au cours de cette séance, nous vous encourageons à les solliciter tôt et souvent.

Par contre, quand les responsables de l'approvisionnement sont sollicités, il ne s'agit pas de leur remettre le processus d'approvisionnement entre les mains. En tant que propriétaire fonctionnel·le, en tant que gestionnaire, vous avez des responsabilités importantes que vous devez remplir. La décision d'avoir recours à l'approvisionnement, et ce que vous souhaitez obtenir, la garantie de mise en œuvre et, surtout, la manière dont vous vous comportez avec les fournisseurs sont autant de responsabilités essentielles que vous devez assumer. Et, bien sûr, dès qu'il y a de l'argent en jeu, les risques d'intégrité et de conflit d'intérêts sont évidents.

Nous accorderons une attention particulière à ce point dans nos discussions, parce que je suis sûr que beaucoup d'entre vous sont ici aujourd'hui pour savoir comment éviter les problèmes durant l'approvisionnement. Je suis sûr qu'avec les rapports de la vérificatrice générale de cette semaine, cette question est encore fraîche dans nos esprits.

Mais ne vous inquiétez pas. Aujourd'hui, nous ne sommes pas là pour vous effrayer. Nous sommes là pour vous donner les moyens de faire face à ces scénarios, tout en vous transmettant, pour être honnête, à une saine dose de peur. Vous devez respecter les règles, reconnaître le danger et vous orienter à travers les défis. Tout comme un équipement lourd, si vous savez comment utiliser l'outil, il peut s'avérer sécuritaire et très utile, mais aussi un peu dangereux si vous ne l'utilisez pas avec précaution.

[00:04:43 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright se présentent sur scène dans le cadre d'un panel de discussion.]

Emilio Franco : Sans plus tarder, je cède la parole aux conférenciers afin de se présenter et vous donner un très bref aperçu de leur rôle respectif dans le domaine de l'approvisionnement. On va commencer avec Maxime.

Maxime Thauvette : Merci Emilio. Donc, moi je suis Maxime Thauvette, directeur exécutif à EDSC, Employment and Social Development Canada.

[00:04:52 Maxime Thauvette apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Maxime Thauvette, Directeur exécutif, Emploi et Développement social Canada.]

Maxime Thauvette : Je suis responsable de l'approvisionnement, de la gestion du matériel et de la politique d'approvisionnement pour le ministère EDSC.

Ça fait environ 18 mois que je suis avec eux. Avant de me rendre à EDSC j'ai passé une quinzaine d'années, un petit peu plus, à Travaux publics en approvisionnement. J'ai travaillé sur plusieurs grands projets, dont avec Emilio sur notre système d'achat et approvisionnement. Ensuite, j'ai travaillé sur le programme de la modernisation des versements des prestations à EDSC, en fait, qui est un genre de programme pour renouveler le logiciel qui est derrière les paiements de prestations aux Canadiens, que ce soit pour l'assurance chômage, l'assurance de vieillesse, des choses comme ça. Puis juste avant de traverser à EDSC j'ai passé un an sur le programme de soins dentaires, qui était une priorité du gouvernement. Donc on a mis un contrat en place avec la compagnie, en fait, qui aide à gérer cette priorité du gouvernement. Donc j'ai passé toute ma carrière en approvisionnement. Donc j'en ai vu plusieurs et j'ai des bons conseils. J'ai rencontré des bons clients, des bons propriétaires fonctionnels au travers des années. Donc je suis excité d'avoir cette conversation aujourd'hui.

[00:06:13 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Merci Maxime. Marie-Hélène, vous êtes notre représentante de la communauté des gestionnaires aujourd'hui.

Alors si tu veux te présenter s'il te plaît.

Marie-Hélène Brisson : Oui. Marie-Hélène Brisson. Je suis la directrice nationale de l'expérience du visiteur pour Parcs Canada. Je suis l'anomalie sur le panel aujourd'hui. Ça fait 10 ans que je suis à Parcs puis c'est principalement là où; j'ai mon expérience en tant que gestionnaire fonctionnel pour plusieurs contrats. Certains d'entre vous ont peut-être réservé du camping dans votre vie en allant dans les parcs nationaux. C'est un des très gros contrats que mon équipe gère entre autres ou ce qui est au niveau des expositions en interprétation. Toutes sortes de choses qui sont en lien avec les 23 millions de visiteurs qui viennent à Parcs Canada à chaque année. C'est des contrats nationaux, multiples provinces et territoires utilisent ces contrats-là. Donc beaucoup de défis. Donc j'ai hâte de partager cette expérience-là avec vous aujourd'hui.

[00:06:25 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Marie-Hélène Brisson, directrice, Parcs Canada.]

Marie-Hélène Brisson : Nausheena.

[00:07:03 Nausheena Wright apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Nausheena Wright, directrice générale intérimaire, Santé Canada.]

Emilio Franco : Nausheena.

Nausheena Wright : Bonjour tout le monde. Je m'appelle Nausheena Wright. Je suis actuellement directrice générale intérimaire de la gestion de l'approvisionnement et des investissements à Santé Canada. Je travaille à SC depuis une dizaine d'années, principalement dans le domaine de l'approvisionnement, mais j'ai récemment élargi mes horizons et je m'occupe désormais non seulement des opérations d'approvisionnement et des rapports et de la supervision de la politique d'approvisionnement, mais aussi de la planification des investissements et de la gestion des projets, et je m'occupe également de la gestion du matériel.

À SC, nous sommes dans un partenariat de services partagés, donc nous servons à la fois Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada, et nous fournissons des services d'approvisionnement centralisés pour les deux. Je travaille dans le domaine de l'approvisionnement depuis mon entrée au gouvernement. J'ai commencé en tant qu'agente stagiaire à SPAC et j'ai eu quelques affectations à Statistique Canada et à Ressources naturelles Canada, mais j'ai finalement atterri à SC, que j'adore. Merci de me recevoir.

[00:07:55 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Nous aurons d'abord une période de questions et de réponses avec nos invité·es, puis nous ouvrirons la salle aux questions. Si vous êtes en ligne, préparez vos questions dans le clavardage. Dans la salle, soyez prêts. Nous aurons des microphones.

Pour commencer, les gestionnaires avec nous dans la salle aujourd'hui ont probablement beaucoup entendu parler de l'approvisionnement dans les médias. Ces personnes se demandent : Est-ce que je fais de l'approvisionnement? Est-ce que j'ai des responsabilités? Quand est-ce que ça se produit réellement?

Donc pour Maxime puis Marie-Hélène, à quel moment est-ce qu'un gestionnaire devient le propriétaire fonctionnel? Quels sont ses principaux rôles et responsabilités et quelles sont les compétences dont a besoin pour gérer les risques les plus importants dans le processus d'approvisionnement?

Maxime Thauvette : C'est une bonne question. C'est une question qui est souvent soulevée par nos clients. Nous, on appelle nos propriétaires fonctionnels, nos clients, en approvisionnement. Puis c'est une question qui à la base est très simple. Est-ce que tu es la personne qui a besoin d'une chose ou d'un service? Donc c'est là que tu deviens vraiment un propriétaire fonctionnel.

[00:09:07 Maxime Thauvette apparaît en plein écran.]

Maxime Thauvette : Un·e propriétaire fonctionnel·le, comme on les appelle en français. Quand vous avez établi un besoin en matériel ou en services, pour votre programme, pour tout ce que vous essayez de gérer dans votre ministère en tant que fonctionnaire, c'est là que vous devenez un·e propriétaire fonctionnel·le.

Qu'est-ce que cela veut dire? Évidemment ça l'entraîne une panoplie de responsabilités et de rôles à jouer. Je dirais que le premier rôle en fait, le plus gros, c'est vraiment, à la base : Est-ce que tu as besoin d'un approvisionnement? Donc la première chose que tu dois te poser comme question quand tu deviens un propriétaire fonctionnel, quand tu as un besoin, c'est : Est-ce que la façon de remplir ce besoin-là, d'obtenir ce service ou ce bien, c'est en faisant un approvisionnement? Puis je ne dis pas ça parce que je veux diminuer les volumes de mon équipe, puis on ne veut pas faire d'approvisionnements mais c'est vraiment la question que vous devez vous poser à la base. La raison est simple, c'est qu'il y a plusieurs façons d'obtenir des choses au gouvernement. Puis Emilio en a parlé, on voit souvent des approvisionnements dans les nouvelles, qui se ramassent dans les journaux. Souvent c'est soit parce qu'il y a eu des erreurs ou parce que peut-être que l'approvisionnement n'était pas la meilleure façon d'obtenir ces services. Donc c'est la question que vous devriez vous poser en premier lieu. Puis c'est quelque chose que vous faite à chaque jour sans y penser.

Je parlais avec Emilio et Nausheena avant de s'assoir ici, puis juste pour me rendre ici, j'ai pris cette décision-là en tant que propriétaire fonctionnel de savoir comment je me rends à la salle. J'aurais pu payer pour prendre le train, qui est un approvisionnement de service de train; j'aurais pu marcher où; ça ne m'aurait rien coûté. J'ai décidé de prendre le stationnement. Prendre ma voiture, puis payer, faire un approvisionnement pour payer pour le stationnement.

Donc c'est certain que c'est la première chose à vous demander. Puis la façon dont vous allez acheter des choses, c'est là que vos services d'approvisionnement vont vous aider. Nous on est formés, mon équipe, on est formé pour connaître toutes les politiques, toutes les règles de l'approvisionnement. Puis en prenant vos décisions bien on va vous rappeler : Avez-vous pensé aux normes d'accessibilité; avez-vous pensé à la politique verte, l'approvisionnement écologique?

Puis ça s'applique même dans mon exemple. J'aurais pu, pour être plus vert, j'aurais pu choisir de prendre ma bicyclette, me rendre ici en bicyclette. Les normes d'accessibilité, comment j'étais pour rendre au bureau. C'est un petit peu le rôle des agents d'approvisionnement. Mais vous autres en tant que propriétaire fonctionnel, c'est vraiment : Est-ce que j'ai un besoin; puis deuxièmement, par la suite, si vous identifiez que oui, j'ai un besoin, est-ce que ça s'explique bien? Puis je ne dis pas juste pour vous-même, pour vous rassurer dans votre programme. Mais si vous parlez à vos amis, si vous parlez à votre famille, des gens que vous rencontrez sur la rue la fin de semaine, est-ce que ça s'explique bien que l'on a utilisé de l'argent du gouvernement pour acheter la chose que vous avez besoin?. Est-ce que c'est la façon la plus écologique d'obtenir ce que vous avez besoin? Est-ce que ça l'a été fait de façon ouverte, juste, où; tout le monde a eu la chance de participer dans votre processus d'approvisionnement?

Donc c'est des questions que vous devez vous poser en tant que propriétaire fonctionnel.

Je vais m'arrêter là pour laisser Marie-Hélène (parler) un petit peu mais je peux parler un petit peu plus après pour le type de responsabilités puis de rôles comme tels.

[00:12:18 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Marie-Hélène Brisson : Pour faire un petit peu de pas sur Maxime dit, quand on me pose la question : À partir de quel moment? Bien c'est jour un. Moi, quand je parle à mes gestionnaires ou aux superviseurs qui ont des responsabilités contractuelles,

[00:12:27 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran.]

Marie-Hélène Brisson : à la première journée je veux qu'ils soient impliqués. Ce n'est pas l'équipe d'approvisionnement qui vont nous approcher pour nous dire : Tu as besoin d'un nouveau système de point de vente, c'est nous qui devons vous approcher.

Donc dès la première journée, si on veut que le produit—ça explique un peu ce que tu disais aussi. Si on veut que le produit dont on a besoin soit exactement ce que l'on veut, il faut être impliqué dès le départ. Je ne m'attends pas à ce que mon équipe ou moi-même ait les connaissances complexes que vous avez en approvisionnement au niveau des lois et tout ça. Par contre, je connais mes obligations et mes autorités financières puis je m'attends à ce qu'on connaisse en général les différents types d'outils.

Mais c'est vraiment l'équipe d'approvisionnement Parcs Canada qui vont nous outiller puis nous aider là-dedans avec d'autres équipes d'approvisionnement quand on a besoin d'aller avec les Travaux publics ou avec le Conseil du Trésor. Mais je ne verrais jamais un contrat qui soit mis en place où; mon équipe n'est pas impliquée, parce qu'on représente, comme je le répétais tantôt, les 23 millions de visiteurs qui viennent dans nos lieux, donc pour avoir un produit de qualité qui en vaut la peine.

L'autre chose que je répète souvent c'est qu'en tant que directrice, c'est mon autorité; c'est moi qui les signe les contrats et je me pose toujours la question, Maxime l'a quand même dit : Si mon président se fait demander d'aller au Parlement pour aller justifier le contrat que je viens de signer, est-ce que je suis à l'aise? Puis quand j'ai un doute, c'est qu'il faut retourner à la table à dessin et oui, il faut s'assoir ensemble parce que ça veut dire que ça ne fonctionnera pas. Je pense que c'est vraiment, vraiment important de se poser ces questions-là.

[00:13:54 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : Je pense que quelque chose que tu as touché aussi qui est important, tu as mentionné de bien définir (inaudible) de définir ça. C'est un rôle qui est extrêmement important comme propriétaire fonctionnel.

Maxime Thauvette : En tant que propriétaire fonctionnel·le, l'une de vos principales responsabilités consiste à définir exactement ce que vous essayez d'obtenir.

[00:14:11 Maxime Thauvette apparaît en plein écran.]

Maxime Thauvette : Je ne dis pas… Ça ne signifie pas que vous deviez rédiger des centaines de pages d'exigences et aller jusqu'aux plus petits détails de tout ce que vous voulez vous procurer. Mais vous devez être clair. Si vous voulez acheter une table, par exemple, ne vous contentez pas de rédiger une déclaration de commande qui indique : « J'ai besoin d'une table ». Vous voulez une table ronde comme celle-ci? Vous souhaitez une table carrée? Voulez-vous qu'elle soit haute comme ça, ou comme ça? Combien de pattes voulez-vous? Ce sont les éléments que vous devez prendre en compte en tant que propriétaire fonctionnel·le. Marie-Hélène en a parlé. Notre équipe est là pour vous aider, mais nous ne sommes pas des experts techniques de ce que vous achetez.

Nous connaissons très bien l'approvisionnement. Nous sommes experts dans ce domaine. Mais vous êtes toujours, et en tant que propriétaire fonctionnel·le, vous serez toujours l'expert de l'objet ou des services que vous achetez. Vous devez donc être très clair sur ce que vous achetez. Tout le monde ici a probablement déjà vu ces dessins, où; l'architecte fait un dessin, puis l'entrepreneur, ce qu'il construit, et finalement, ce que le client voulait vraiment, et aucune des images ne correspond. Ça résume le rôle d'un·e propriétaire fonctionnel·le, qui doit s'assurer que ce qu'il ou elle veut est clair, une fois que l'approvisionnement a été établi comme la voie à suivre.

[00:15:23 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Et donc, Nausheena, la plupart du temps, les gestionnaires… C'est la première fois qu'ils ou elles abordent ce processus. Ces personnes ne savent pas comment définir les besoins. Elles ignorent comment faire, et vont donc avoir besoin d'aide. Marie-Hélène et Maxime ont déjà commencé à parler de la collaboration entre le ou la propriétaire fonctionnel·le et l'équipe responsable de l'approvisionnement et d'y faire appel dès le début. Pouvez-vous nous parler d'une bonne planification de l'approvisionnement et nous donner des exemples de cas où; cette planification peut être réussie, et comment cette collaboration peut aider à résoudre les problèmes avant qu'ils ne se posent?

[00:15:56 Nausheena Wright apparaît en plein écran.]

Nausheena Wright : Oui, absolument. Avant de donner quelques exemples, je tiens à préciser que la planification de l'approvisionnement ne consiste pas seulement à améliorer vos délais et à vous assurer que vous pouvez mettre en place votre projet ou votre contrat – désolée, je dis projet parce que je viens de passer à la gestion de projet, mais je dois revenir au monde des contrats – donc, pour mettre en place votre contrat, à la date que vous vouliez. Il s'agit aussi de réussir et de se mobiliser non seulement auprès des autorités contractantes, mais aussi avec d'autres intervenants clés tout au long du processus, pour atteindre ce point de réussite.

Je pense que le processus est vraiment conçu pour vous soutenir. Il vous permet de réfléchir à tous les domaines que vous pourriez devoir couvrir et auxquels vous n'auriez peut-être pas pensé dès le départ. Il vous permettra d'examiner les principaux risques auxquels vous devrez faire face, les obligations politiques et les priorités de votre ministère pour vous assurer qu'elles correspondent à ce que vous voulez acheter.

La collaboration précoce et continue permettra d'établir les stratégies d'approvisionnement dès le départ. Elle pourrait définir les risques, comme l'approvisionnement à source unique ou de contrats avec d'ancien·nes fonctionnaires, ou tout conflit potentiel et les moyens de les atténuer. Aussi, la mobilisation précoce des principaux intervenants, comme les responsables des TI, de la sécurité, de la protection des renseignements personnels, de l'accessibilité, des affaires juridiques, etc. Une planification rigoureuse nous permet aussi d'envisager l'approvisionnement sous l'angle de nos objectifs généraux et des objectifs politiques de l'ensemble du gouvernement du Canada, comme les possibilités de collaboration avec les entreprises autochtones, les considérations environnementales et les priorités socioéconomiques.

Une autre chose à laquelle vous ne pensez peut-être pas, en termes de planification de l'approvisionnement, et que nous considérons à SC, c'est d'examiner l'ensemble du plan et de déterminer les points communs entre toutes les contributions que nous recevons de nos directions générales. Si tout le monde veut acheter la même table, nous pourrions peut-être procéder à un seul approvisionnement important pour l'ensemble du ministère, ce qui permettrait de réaliser des économies d'échelle et d'offrir un meilleur rapport qualité-prix aux Canadien·nes.

J'ai un exemple, qui est toujours d'actualité, et nous y travaillons. À SC, nous avons quelques projets en cours qui nécessitent le soutien de consultants en TI et de services professionnels. Mais c'est un sujet chaud, parce que comme vous le savez probablement, tous les ministères essaient de réduire leur dépendance face aux services professionnels, en particulier dans le domaine des TI. Il s'agit d'une initiative plus large. Mais en réalité, nous avons encore des projets intermédiaires qui nécessitent ce soutien. Nous ne pouvons pas passer aux SPICS actuellement, par exemple.

Et donc, nous avons collaboré avec quelques-uns de nos principaux intervenants pour définir les besoins de ces projets. Il s'agit de notre direction générale de la transformation du numérique au sein de Santé Canada, notre bureau de gestion de projet, nos propriétaires fonctionnel·les, bien sûr, et les gestionnaires de projet, ainsi que l'approvisionnement. Et nous procédons à une évaluation de tout ça. Nous planifions ce dont nous aurons besoin et nous nous rendons stratégiquement sur le terrain pour nous assurer qu'il s'agit bien d'exigences ciblées et non de contrats-cadres, si l'on peut dire.

Cette approche nous permet, bien sûr, de réduire le risque de ne pas avoir cette couverture, mais aussi d'avoir une approche transformatrice qui reste conforme à ce que nous essayons de réaliser dans cet espace.

[00:19:11 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Oui, et en fait, les consultants sont un sujet très actuel à mentionner. C'est l'occasion pour moi de souligner que le Conseil du Trésor a publié un guide à l'intention des gestionnaires. Il ne s'adresse pas aux agent·es de l'approvisionnement, mais aux gestionnaires, et porte sur les principaux aspects à prendre en compte lors de l'approvisionnement de services professionnels. Il pose un grand nombre de questions dont nous avons déjà parlé aujourd'hui, comme, premièrement, avez-vous vraiment besoin de ce ou cette consultant·e? Pourriez-vous embaucher quelqu'un? Pouvez-vous faire appel à un·e étudiant·e temporaire, à une autre ressource? Existe-t-il une autre solution? Avant même d'acheter, avez-vous pensé à d'autres solutions?

Par exemple, nous entendons souvent les gestionnaires dire : Je n'ai pas le budget. J'ai un budget opérationnel, mais je n'ai pas le salaire.

Mais si tu vous travaillez avec vos agents de finance, ils peuvent faire un transfert opérationnel au salaire.

Vous pouvez faire un transfert de salaire à opérationnel. Ce sont des choses que vous pouvez faire pour y arriver. C'est toujours la première question.

Et ensuite, quel est le résultat que vous essayez d'atteindre? Nous abordons souvent les services professionnels en disant : Oh, j'ai besoin d'un·e gestionnaire de projet. Quel est réellement le résultat que vous recherchez? Quels sont vos objectifs? Et de cette façon, vous ne gérez pas simplement quelqu'un qui attend que vous lui donniez du travail, mais cette personne a un objectif qu'elle peut mettre en œuvre. Elle a un résultat à atteindre. Et quand vous payez cette personne, vous ne la payez pas pour qu'elle soit assise à un bureau ou pour travailler de façon virtuelle, mais vous la payez pour ce qu'elle produit. Vous obtenez donc une meilleure valeur pour ce qu'elle a accompli.

Ces éléments sont soulignés dans notre guide des gestionnaires. J'encourage tout le monde à y jeter un coup d'œil. Il contient aussi certaines astuces sur la manière de gérer les relations avec nos consultant·es, parce que nous continuerons à faire appel à eux et elles, mais il est évident que nous devons examiner attentivement la manière dont nous les utilisons et dont nous passons des contrats avec eux et elles – ce qui est très important pour réduire notre dépendance.

Maxime Thauvette : Je pense aussi, vous avez mentionné le guide des gestionnaires. Le rôle d'un·e propriétaire fonctionnel·le, je crois, et le terme de propriétaire fonctionnel·le est assez nouveau d'un point de vue politique. Le poste a toujours existé, mais maintenant nous le mentionnons, et ce changement en termes de poste du ou de la propriétaire fonctionnel·le a également évolué au fil du temps.

Je me rappelle, quand j'ai commencé à travailler dans le domaine de l'approvisionnement, et vous l'avez mentionné dans vos remarques préliminaires, je me disais : Bon, j'ai besoin d'un·e consultant·e.

[00:21:22 Maxime Thauvette apparaît en plein écran.]

Maxime Thauvette : J'ai besoin d'un·e gestionnaire de projet. J'ai envoyé la demande à l'approvisionnement. Ensuite, vous avez supplié votre client·e de venir à la table et de vous aider à l'obtenir. La mise à jour de ces politiques s'accompagne d'une reconnaissance croissante du fait qu'en tant que propriétaire fonctionnel·le, il ne s'agit plus de « remettre la demande dans les mains de l'approvisionnement » et, lorsqu'ils trouvent la personne demandée, ils viendront me voir pour me dire que mon contrat est en place et que je peux me mettre au travail. Votre rôle en tant que propriétaire fonctionnel·e se situe tout au long du processus. Et même après l'attribution du contrat, vous jouez un rôle très important en termes de gestion du contrat.

Vos autorités contractantes sont là pour vous soutenir, mais c'est vous – nous prendrons l'exemple des consultants – qui traitez avec le ou la gestionnaire de projet, obtenez les rapports, obtenez le travail effectué. Et s'il y a des problèmes, c'est à vous qu'il revient de les signaler à l'autorité contractante, qui pourra alors vous conseiller sur la manière de procéder.

De plus en plus, on entend dire dans les articles de nouvelles, c'est d'en avoir pour son argent. Vous devez garder le bugdet constamment à l'esprit. Si vous payez un·e gestionnaire de projet 3 000 $par jour, et comme Emilio vient de le dire, cette personne est assise là à attendre que vous lui donniez du travail, pour revenir à ce que Marie-Hélène a mentionné, diriez-vous à votre député·e d'aller au parlement et de l'expliquer? Comment avons-nous payé quelqu'un 3 000 $par jour pour s'asseoir dans notre bureau et attendre que nous lui trouvions du travail?

Je pense que la responsabilité ne s'arrête pas au fait d'avoir défini le résultat, d'avoir défini le besoin. Je l'ai indiqué dans un bel énoncé des travaux à leur intention. Très bien, l'approvisionnement, allez chercher mon contrat, et on se revoit dans quelques mois. C'est important de garder à l'esprit que votre rôle s'étend à l'ensemble du processus, même jusqu'à la clôture du contrat.

[00:22:58 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Absolument. Nous allons maintenant nous pencher sur l'aspect de l'approvisionnement versus celui des gestionnaires pour la question suivante. Nous commencerons par Marie-Hélène, puis après cela Nausheena. Donc on va commencer Marie-Hélène avec toi. Quels sont les plus grands défis que vous avez relevés en tant que gestionnaire qui a des responsabilités pour des (biens) impliqués dans les approvisionnements?

[00:23:22 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran.]

Marie-Hélène Brisson : Dans les dernières années ça l'a surtout été parce qu'on a quand même renouvelé d'énormes contrats subséquemment, comme en même temps, un peu alignés. Ça a été de faire comprendre à notre équipe de gestion supérieure qu'on ne peut pas faire un contrat sur le coin d'un bureau. On a l'impression que c'est toujours une tâche qui est juste comme, bien ça va être facile, de toute façon je vais le donner à l'agent d'approvisionnement.

C'est un peu ce que Maxime disait tantôt. Ce qui n'est pas vrai quand tu es le responsable du contrat. Puis que généralement c'est parce que si on va les chercher ces contrats-là, c'est parce qu'on veut innover; c'est parce qu'on veut améliorer un service. Donc si c'est le cas, bien on doit être vraiment impliqué dans sa définition, dans son implémentation puis aussi de voir les suivis par la suite.

Donc une des choses qui a été un bon défi pour nous, c'est de faire comprendre qu'on avait besoin d'une équipe particulière, pas très grosse, quatre à cinq personnes, pour faire un renouvellement des services de réservation en ligne, de point de vente et de vente en ligne. Mais souvent je me faisais demander à chaque année : Bien tu as fini là, c'est correct. Ils peuvent retourner? Non c'est long. Ça nous a pris sept ans à se rendre pour éventuellement, l'équipe de gestion, réaliser : OK mais une fois que tu as fini un contrat, ils peuvent faire autre chose, comme il y a un autre contrat en arrière? Oui, il y a un autre contrat en arrière qui s'en vient. Parce qu'après quatre ans, on regarde nos années d'option et on renouvelle. Mais ces gens-là se sont immergés du sujet puis ils connaissent bien maintenant, autant la relation avec l'équipe d'approvisionnement que leurs responsabilités au niveau des services numériques, avec notre équipe du numérique à Parcs.

Donc la valeur d'avoir des gens qui ne sont pas des experts en approvisionnement mais qui peuvent naviguer dans la gestion de projets—Nausheena en a parlé tantôt. Un peu comme ça. Ça a été mon plus grand défi de dire : OK mais ça n'arrivera jamais si on les laisse sur le coin d'un bureau. Ça va toujours être la dernière chose qu'on pense faire et on va faire des erreurs et on va avoir des contrats qui vont valoir peut-être trop cher, ou on va avoir un consultant assis à ne rien faire. Ça fait que si on veut vraiment avoir une valeur pour ce que l'on paie, il faut mettre aussi le temps de nos équipes là-dedans.

[00:25:19 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : C'est exact et souvent on trouve—pas souvent mais on trouve que les gestionnaires doivent vraiment savoir que ça l'a besoin de leur attention sur le contrat, sur les livrables.

[00:25:31 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Quand le contrat est en place les agents d'approvisionnement ne sont pas souvent impliqués, c'est vraiment le gestionnaire.

L'une des choses dont les gestionnaires doivent vraiment être conscients, c'est que la gestion du produit livrable, le fait de s'assurer que le travail est effectué, que le rapport a été rédigé, que vous l'avez examiné, qu'il correspond à ce que vous attendiez et qu'il satisfait à la qualité, aux exigences, etc. C'est la responsabilité des gestionnaires. Ce n'est pas la responsabilité de l'agent·e d'approvisionnement.

En cas de problème, les services d'approvisionnement interviennent, et vous devrez peut-être avoir une discussion difficile avec le fournisseur et lui dire « Non, je suis désolé·e. Ce que vous avez livré ne répond pas aux exigences, et nous ne vous paierons pas tant que ce ne sera pas le cas ». Mais c'est le travail des gestionnaires. Vous ne pouvez pas vous contenter d'attendre derrière. Vous devez vous assurer de faire preuve de diligence. Si vous avez des feuilles de temps, que vous les consultez, le travail a-t-il été effectué? Assurez-vous que tout est bien documenté, comme nous le constatons dans certains audits, certains éléments auraient pu être absents. Mais ce qui ressort des audits, c'est la question de savoir si nous en avons eu pour notre argent. Comme nous le répétons constamment, en avons-nous eu pour notre argent?

C'est la responsabilité des gestionnaires, qui doivent s'assurer que nous obtenons de la valeur et que nous documentons notre diligence, en veillant à ce que ce qui a été livré corresponde à la valeur que nous attendions.

[00:26:43 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : Ce deuxième point est essentiel, je pense, de tout documenter. Et je ne veux pas prendre votre place, Nausheena.

Nausheena Wright : Vous me volez la vedette.

Maxime Thauvette : Je vous laisse parler à votre patron. Mais la documentation est un élément clé de la responsabilité d'un·e propriétaire fonctionnel·le, qui doit s'assurer qu'en cas d'audit, si vous avez quitté le ministère, nous avons toujours la documentation qui prouve que ce contrat nous en a réellement donné pour notre argent. Mais je laisserai… Désolé, Nausheena.

Emilio Franco : La parole est à Nausheena. Quels sont – et vous pouvez également parler de la documentation, parce que c'est probablement l'un des plus grands défis – mais quels sont les défis, de votre point de vue, que les gestionnaires avec lesquels vous travaillez doivent surmonter?

Nausheena Wright : Depuis le début, nous avons abordé quelques domaines. Tout d'abord, je constate que les propriétaires fonctionnel·les ne sont pas toujours très au fait de l'approvisionnement, tout simplement parce qu'ils ou elles ne passent qu'un ou deux contrats par an, voire aucun.

[00:27:30 Nausheena Wright apparaît en plein écran.]

Nausheena Wright : Et durant cette année, l'approvisionnement peut changer. Au cours des deux dernières années, l'approvisionnement a énormément évolué en termes d'exigences politiques et autres. C'est pratiquement impossible pour quelqu'un qui le fait peut-être sur le coin de son bureau, ou qui le fait une ou deux fois par an, de se tenir au courant de ce qui se passe. La méconnaissance des règles d'approvisionnement peut constituer un défi. Je le vois souvent. Et, bien sûr, une documentation conforme à l'appui.

Je constate parfois que les besoins opérationnels ne sont pas clairement définis dès le départ, ce qui peut entraîner de nombreux problèmes par la suite. Si votre énoncé des travaux n'est pas clair dès le départ et que vous n'obtenez pas ce que vous avez demandé, vous n'en avez pas pour votre argent et vous risquez de devoir recommencer toute la procédure d'approvisionnement pour obtenir ce que vous vouliez réellement, sans parler des problèmes de rendement du fournisseur, s'il y en a. Le manque de clarté des exigences opérationnelles peut avoir de nombreux effets, comme l'élargissement de la portée, l'asservissement à un fournisseur, les retards dans l'approvisionnement ou une mauvaise gestion.

Je constate aussi parfois qu'il y a des conflits d'opinions entre l'approvisionnement et le ou la propriétaire fonctionnel·le, parce que nous sommes parfois considérés comme un obstacle, ou comme les méchants. Mais ce que nous sommes vraiment, c'est votre facilitateur stratégique. Nous essayons de vous aider. Nous sommes un partenaire. Nous ne sommes pas votre ennemi. Nous sommes votre ami. Si nous vous aidons, vous nous aiderez, parce que nous voulons tous et toutes arriver au même point. Nous voulons que votre contrat soit une réussite, mais nous voulons aussi qu'il soit conforme à nos lois, à nos politiques et à nos règles de conformité. Nous voulons la même chose que vous, et c'est plus facile de travailler ensemble que séparément. La mobilisation précoce et la planification de l'approvisionnement y contribuent. Je me permets de le souligner.

Une autre chose que je vois souvent, c'est qu'en termes de sécurité, de confidentialité et de conformité, il s'agit de nouveaux espaces, ou d'espaces relativement nouveaux pour certain·es propriétaires fonctionnel·les, et ces gens ne réalisent pas les implications que ça pourrait avoir sur leur approvisionnement, et donc, ils ne les planifient pas en conséquence. Une telle situation peut donc entraîner des retards imprévus, en particulier avec les TI. Si vous pensez que ces éléments pourraient faire partie de votre processus, assurez-vous de vous mobiliser tôt pour éviter ces surprises plus tard.

Ensuite, il y a le fait que ce soit parfois une tâche supplémentaire. C'est un travail parallèle, et c'est bien naturel, mais ça signifie que vous devez vous appuyer encore plus sur vos conseillers et conseillères en approvisionnement et vos expert·es. La plupart des ministères ont des listes de vérification ou de centres d'expertise auxquels vous pouvez faire appel.

Et le dernier défi concerne la formulation de la valeur pour l'argent, que vous avez presque également abordée, Emilio. Ça nous ramène à une définition précise de vos besoins et à des critères d'évaluation rigoureux. Si vous avez des lacunes dans ces domaines, elles se répercuteront lorsque votre contrat sera attribué et que vous constaterez qu'il n'est pas aussi fructueux que vous le souhaitiez, ou que les résultats ne sont pas à la hauteur de vos espérances et ne reflètent pas ce que vous voulez.

Alors, comment atténuer ces lacunes? Que pouvez-vous faire? Une mobilisation précoce. Une collaboration précoce, non seulement avec l'approvisionnement, mais aussi avec les principales parties prenantes dans les domaines que j'ai déjà mentionnés. Planifiez, planifiez, planifiez autant que possible. Je sais que c'est très difficile, mais ça vous aidera énormément. Et ça aidera également vos collègues qui sont concerné·es par votre processus d'approvisionnement.

Assurez-vous que l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation de l'approvisionnement soient clairement définis si vous procédez par concurrence. C'est fondé sur ce que Max a dit. Ce n'est pas nécessaire d'avoir 100 pages, mais les critères doivent être clair et concis, pour que l'industrie sache également ce que vous voulez.

Participez à des séances comme celle-ci. Inscrivez-vous à des formations. Il y a beaucoup d'offres et de ressources géniales. Prenez l'initiative de le faire et parlez-en également avec vos collègues dans votre ministère. Il existe probablement des ressources dont vous ne soupçonnez même pas l'existence. La Directive sur la gestion de l'approvisionnement contient des renseignements très clairs sur vos responsabilités en matière d'approvisionnement, ainsi que des annexes propres aux services professionnels. Je vous invite donc à y jeter un coup d'œil.

Ensuite, en ce qui concerne le suivi du contrat et du rendement du fournisseur, Emilio a mentionné que vous avez l'obligation, pendant toute la durée du contrat, du début à la fin, de suivre les produits livrables que vous avez demandés. Si vous constatez des problèmes, vous devez immédiatement les signaler aux autorités contractuelles. Elles vous aideront à déterminer la marche à suivre. Elles peuvent même se mobiliser sur le plan juridique avec vous. N'ayez donc pas peur. Nous sommes là pour vous aider.

[00:31:59 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Et je trouve que, souvent, nous essayons d'être de bons Canadien·nes avec nos fournisseurs. Nous sommes aimables, nous ne voulons pas les contrarier, et nous pouvons avoir des relations amicales avec eux, mais les fournisseurs ont des intérêts financiers en tête. Notre travail consiste à protéger les intérêts financiers de la Couronne. Vous n'êtes pas obligé d'accepter un produit livrable qui n'est pas de bonne qualité. Travaillez avec votre agent·e de négociation des marché si vous pensez qu'il y a un problème important à résoudre. Mais n'ayez pas peur de vous opposer. Je sais qu'ils apportent leur talent coûteux dans la salle et qu'ils sont parfois intimidants dans leurs costumes chics ou autres. Mais opposez-vous. Protégez la Couronne. C'est votre travail en tant que gestionnaire.

Quand nous acceptons quelque chose que nous n'utiliserons pas parce que ça ne correspond pas à ce que nous recherchions, c'est là que nous n'obtenons pas de valeur. C'est le pire scénario. Le rapport qui est mis de côté parce qu'il n'était pas vraiment bon, mais qui a été accepté et que nous sommes passés à autre chose – c'est une mauvaise utilisation des ressources.

Tu as parlé aussi du côté de sécurité et on a noté dans le rapport du directeur général que la sécurité est un élément qui n'est pas toujours selon les processus. On a besoin de vérifié que les codes de sécurité sont en place pour les fournisseurs et pour les consultants avant qu'ils commencent le travail.

Les gestionnaires ont de nombreuses responsabilités qui vont au-delà du simple approvisionnement. Sécurité, accessibilité, environnement, toutes sortes de politiques. C'est difficile. Et l'approvisionnement est là pour vous aider avec certaines de ces facettes.

Mais vous avez mentionné tout à l'heure, Nausheena, la participation de tous les autres intervenants. Et donc, si des gens collaborent avec vous dans le cadre d'un contrat, communiquez avec votre service de sécurité. Qu'est-ce qui doit être fait? Est-ce que quelque chose doit être mis en place avant qu'ils ne commencent? Qu'est-ce qui doit être vérifié? Est-ce qu'il y a des restrictions sur ce qu'ils peuvent faire lorsqu'ils sont ici ou sur l'équipement qu'ils peuvent utiliser? Peuvent-ils accéder au réseau? Ce sont des choses pour lesquelles vous avez des experts dans votre organisation pour vous aider, pour vous assurer que vous suivez les règles, parce qu'il y a beaucoup de règles différentes. On ne s'attend pas à ce que les gestionnaires les connaissent toutes. Mais en tant que gestionnaire, on attend de vous que vous sachiez où; trouver de l'aide. Et c'est là l'essentiel.

Emilio Franco : Donc pour la dernière question, avant qu'on tourne aux questions des participants. Basé sur votre expérience, Sur la base de votre expérience – nous commençons à aborder un peu l'élément d'intégrité – comment garantir que l'approvisionnement soit effectué avec la plus grande intégrité, en particulier dans le contexte d'une sécurité plus sensible? Comme je l'ai mentionné au début, l'approvisionnement est devenu assez effrayant. C'est bien si vous obtenez l'aide nécessaire, mais cette saine dose de peur est nécessaire. Parlons un peu de l'intégrité dans l'approvisionnement. Je commencerai par Maxime.

Maxime Thauvette : C'est une bonne question. Puis je parlais un petit peu plus tôt du rôle qui a évolué, puis dans vos mises à jour avec les politiques du Conseil du Trésor.

[00:35:05 Maxime Thauvette apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Maxime Thauvette, directeur exécutif, Emploi et Développement social Canada.]

Maxime Thauvette : En lien avec le rôle de propriété fonctionnel et aussi le côté valeurs et éthique qui revient souvent. Donc je pense, que quand on parle de faire des approvisionnements avec intégrité qui ne se ramasse pas dans les nouvelles pour les mauvaises raisons, c'est correct d'être dans les nouvelles pour les bonnes raisons, mais ça commence avec vous évidemment, avec les individus qui participent dans le processus. En tant que fonctionnaire on a tous la responsabilité de suivre le Code de valeurs et d'éthique; c'est encore plus important quand on fait des choses avec le public qui inclut des fournisseurs ou pour livrer des services pour le public. Donc je pense que ça commence là.

Vous avez dit qu'il y avait beaucoup de règles et de lignes directrices en lien avec l'approvisionnement, et que ça pouvait être effrayant. Il y a une chose que j'aime dire, et plusieurs de mes collègues m'ont entendu le dire à maintes reprises dans notre ministère, c'est que l'approvisionnement n'est pas là pour vous mettre des bâtons dans les roues. Nous reconnaissons que notre rôle n'est pas directement de fournir des services aux Canadien·nes. Nous sommes là pour vous soutenir dans votre travail de gestion de programmes qui, ultimement, profitent aux Canadien·nes. Je vous garantis qu'il n'y a personne dans mon équipe, et je vais parler au nom de l'équipe de Nausheena, qui s'assoit le matin et réfléchit à la manière de « compliquer le système organisationnel ». Est-ce qu'on peut ralentir ce programme et ensuite aller boire une bière et en rire?

Ce n'est pas le rôle de l'approvisionnement.

Mais on n'est vraiment pas là pour vous mettre des bâtons dans les roues. Ce que l'on fait dans le fond c'est pour vous protéger. Notre rôle c'est un petit peu ça. On a des politiques, des règlements, des guides qui sont développés dans le but ultime de s'assurer que vous ne vous ramassez pas dans les nouvelles parce que vous avez fait quelque chose sans le savoir. On a parlé plusieurs fois je pense aujourd'hui, dans le sens où;, on dit que nos propriétaires fonctionnels ne connaissent pas l'approvisionnement. Ce n'est pas dit méchamment, c'est parce que ce n'est pas votre rôle, juste comme moi, je ne suis pas un expert en sécurité, en ressources humaines ou en quoi que ce soit. Nous on est des experts en approvisionnement puis quand on dit « Non, vous ne devriez pas faire ça », ce n'est pas parce qu'on veut vous rendre la vie difficile c'est vraiment pour vous protéger.

Quand on parle de faire des processus d'approvisionnement avec intégrité, je pense que ça commence évidemment avec ça mais aussi avec l'ouverture, la transparence. Je le compare souvent à quelqu'un qui se confie à son avocat puis qu'il veut lui dit ce qu'il veut faire mais ça reste entre nous deux. Les agents d'approvisionnement peuvent être dans le même sens.

Un des enjeux que l'on voit souvent c'est que le propriétaire fonctionnel va nous cacher un petit peu son but ultime de ce qu'il essaie de faire. Ce n'est pas nécessaire. Vous pouvez être ouvert avec vos agents d'approvisionnement, dire que : regarde, je comprends que le processus est comme ça mais pour telle ou telle raison j'aimerais qu'on dévie un petit peu puis que l'on fasse ça.

Nausheena puis moi, on était sur une autre discussion comme ça la semaine dernière pour les agents en approvisionnement, puis une des choses que l'on a discuté c'est que l'approvisionnement ce n'est pas noir ou blanc. Oui, il y a plusieurs politiques, plusieurs guides, il y a plusieurs choses en place qui gèrent le processus mais il y a aussi beaucoup de flexibilités. Puis c'est là que quand Nausheena parlait d'engager avec les différents experts, les différents domaines, ça l'inclut vos experts d'approvisionnement. Engagez avec eux, discutez avec eux tôt dans le processus, puis ils vont pouvoir vous aider à gérer. Si vous essayez de faire quelque chose qui dévie un petit peu des politiques normales, bien ils vont vous aider à identifier le risque que cela cause. En tant que propriétaire fonctionnel et du côté de l'approvisionnement, on peut décider ensemble si c'est un risque comme ministère on peut tolérer, présenter ça à la haute gestion, puis ensuite aller de l'avant avec notre approche.

Tu sais, pour avoir l'intégrité, quand il y a des revues, la vérificatrice générale publie des rapports. Ça ne veut pas toujours dire que la politique n'a pas été suivie exactement comme elle est censée l'être.

Souvent c'est que, oui, vous avez dévié de la politique mais vous n'avez pas expliqué pourquoi, vous n'avez pas dit pourquoi, donc nous, on prend pour acquis que ça l'a été fait de mauvaise foi, puis là le rapport est un peu plus négatif.

C'est correct de dévier mais c'est important de savoir de quoi on dévie premièrement, d'accepter le risque que ça apporte, puis faire certain que c'est bien documenté que oui, dans ce cas-là seulement on dévie parce qu'il y a une telle ou telle raison. Donc on l'explique.

Quand on parle d'intégrité c'est un petit peu ça aussi, d'être ouvert avec le processus, être transparent non seulement avec les fournisseurs mais à l'interne même, avec tes différents conseillers d'approvisionnement, sécurité, IT et tout ça.

[00:39:32 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : L'une des choses que je dis souvent dans l'approvisionnement, c'est qu'au final, dans l'approvisionnement, nous parlons toujours d'équité, d'ouverture et de transparence.

[00:39:40 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Emilio Franco, directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : Qu'est-ce que ça signifie et comment l'appliquer?

L'équité signifie que le processus traite tout le monde de la même manière. Il est impartial et, quel que soit votre statut de fournisseur, le processus vous traite sur un pied d'égalité. Il ne s'agit pas d'équité comme dans le cas où; cette personne a eu un cornet de crème glacée et pas moi, mais d'équité en ce sens que les règles s'appliquent à tout le monde de la même manière.

[00:40:02 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : L'ouverture signifie que tout le monde a une chance. C'est utilisé dans l'approvisionnement au gouvernement. Nous affichons nos occasions publiquement sur AchatsCanada, et tout le monde a sa chance. Tout le monde peut participer. Le processus est ouvert.

La transparence signifie que les règles du jeu sont pour tout le monde. Vous savez comment le gouvernement va examiner votre présentation, vous savez comment vous allez être évalué·e, vous savez quelles seront les conditions du contrat. Les règles sont claires pour tout le monde.

Lorsqu'un client essaie de faire quelque chose d'un peu différent, l'approvisionnement lui demande souvent comment appliquer ces principes d'équité, d'ouverture et de transparence pour parvenir à ce résultat. Et je dis souvent que tant que vous dites ce que vous allez faire, que vous le dites publiquement et que vous faites ce que vous avez dit que vous feriez, dans le domaine de l'approvisionnement, vous pouvez presque tout faire dans les limites de la loi et des contraintes juridiques et éthiques. C'est un excellent point.

Marie-Hélène?

Marie-Hélène Brisson : Bien, sans répéter trop, je pense qu'il n'y a personne qui arrive à la table qui ne veut pas être intègre, quand il s'assoit dans un projet. De toute façon je pense que les gens ne le réalise pas eux-mêmes que c'est ça l'enjeu. Ils s'assoient là puis ils font leur petit quotidien puis ils ne connaissent pas nécessairement les règles de tout au niveau de la sécurité, au niveau du numérique ou quoi que ce soit, puis ils se mettent dans le pétrin.

Donc, pour moi, je pense que c'est de changer aussi tout ce qui est l'aura autour des agents d'approvisionnement.

J'ai beaucoup entendu dire « c'est un caillou dans mon soulier, c'est un problème ».

Puis au lieu de voir ça comme ça, pour moi c'est de voir comme un catalyseur, comme une opportunité,

[00:41:30 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Marie-Hélène Brisson, directrice, Parcs Canada.]

Marie-Hélène Brisson : Puis ça fait partie d'un rôle de gestionnaire fonctionnel, d'un directeur ou d'un gestionnaire de section de s'assoir avec tous les intervenants à la base en commençant un projet puis en disant : Bien on est tous dans le même bateau là. On a chacun nos petits rôles à jouer mais on est tous dans le même bateau pour arriver à nos fins. À la base, je pense que les gens qui viennent chercher vos services d'approvisionnement, on est tous des gens qui veulent innover. On est des gens qui veulent moderniser. On est des gens qui veulent que le gouvernement soit vu comme un précurseur, comme avancé. Pas comme archaïque et encore en retard. Ça fait que l'idée c'est de se mettre ensemble dès le départ, puis je pense que là on va gérer peut-être cet enjeu-là d'avoir moins de perception de manque d'intégrité.

[00:42:10 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Nausheena.

Nausheena Wright : Oui, je suis entièrement d'accord avec tout ça. Je pense que nous pourrions aussi aborder un autre domaine, celui de l'atténuation des conflits d'intérêts potentiels et du maintien de l'intégrité du processus d'approvisionnement.

[00:42:22 Nausheena Wright apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Nausheena Wright, directrice générale intérimaire, Santé Canada.]

Nausheena Wright : Qu'ils soient réels ou apparents ou potentiels, les conflits d'intérêts peuvent survenir à tout moment, tout au long du processus d'approvisionnement, et c'est important de s'en souvenir lorsque vous participez au processus.

Parfois, ça peut être très évident. Nous ne devrions pas attribuer un contrat à notre conjoint·e. C'est clair. Nous ne devons pas faire ça. Mais il peut aussi arriver que vous soyez à une fête et que vous voyiez un·e soumissionnaire potentiel·le qui fait partie de votre demande de propositions. Vous ne connaissiez pas cette personne, que vous ne communiquez pas vraiment avec elle, mais cette situation peut donner l'impression qu'il y a un parti pris, et vous participez à ce processus.

Vous devez garder cet élément à l'esprit. Et au final, ce que vous pouvez faire, c'est de procéder à un examen de conscience comme d'habitude. Ou si vous pensez que ça pourrait faire la une des journaux un jour, parce que nous avons encore des journaux, c'est probablement un élément déclencheur pour vous retirer du processus. Un moyen facile d'y parvenir est de s'adresser à votre bureau des conflits d'intérêts. L'équipe vous guidera dans cette démarche et vous aidera à prendre le pouls de la situation et à savoir ce que vous devez faire. Et faites ces vérifications tout au long du processus, comme je l'ai mentionné. Je pense que ça aiderait aussi.

[00:43:31 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : J'aime que tu aies mentionné les conflits d'intérêt parce que actuellement on a lancé un guide sur le conflit d'intérêt dans l'approvisionnement, ça fait quelques mois passés. Donc c'est un guide qui a été préparé encore, pas juste pour les agents d'approvisionnement mais les gestionnaires et ça inclut les avis. Comment voir s'il y a de potentiels conflits d'intérêt et comment gérer cela pendant le processus.

Au Conseil du Trésor, nous aimons bien nos guides dernièrement. Nous avons publié il y a quelques mois un guide sur les conflits d'intérêts qui est en fait très utile pour comprendre comment ils peuvent survenir dans l'approvisionnement. Ils peuvent provenir de situations très évidentes, comme vous l'avez mentionné, mais aussi d'autres moins évidentes qu'il est important de mettre en contexte et de réfléchir à la manière dont nous nous assurons qu'ils sont pris en compte dans un processus.

Maxime Thauvette : Nausheena a soulevé un bon point aussi. En parlant de conflit d'intérêts, C'est un autre domaine où; vous n'avez pas besoin d'un expert. Si vous n'êtes pas certain, comme Nausheena a dit, vous avez des groupes à l'intérieur de vos ministères qui peuvent vous aider. La pire chose à faire c'est de se poser la question : Je ne sais pas si c'est un conflit ou pas. Je ne dirai rien puis ce n'est pas grave. Ça va vous revenir au visage. Il y en a des exemples, plusieurs exemples dans notre monde de l'approvisionnement où; il y a des gens que, ça s'adonnait que son ami d'enfance, il avait une compagnie, il n'y a pas pensé parce qu'il ne fait pas d'approvisionnement. Il a fait une compétition. Ils se sont fait voir dans un restaurant ensemble mais c'était des amis, tu sais, de base, mais la perception était que : bien regarde lui, il a eu un contrat la semaine d'après dans ce ministère-là. Bon, c'est à cause de cela qu'ils ont gagné. Puis l'approvisionnement a dû recommencer. Ça fait que si vous n'êtes pas certain, juste de déclarer, puis s'il n'y a pas d'enjeu votre groupe va vous le dire. Ce n'est pas une question ou : Ah bien s'il y a un conflit on vous met à la porte puis vous ne pouvez plus travailler pour le gouvernement. C'est vraiment juste d'être plus, encore une fois, être transparent, être ouvert, puis dire : Regarde, oui, j'ai une relation avec telle ou telle personne. S'il y a quelque chose qui arrive, je vais être obligé de m'enlever. Ça permet au processus de rouler un petit peu plus (inaudible).

[00:45:27 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : En ce qui concerne l'intégrité, parlons – et ensuite nous passerons aux questions – des choses qui… Au-delà des conflits d'intérêts, quelles sont les petites choses que les gestionnaires… Enfin, pas petites, mais les situations que les gestionnaires peuvent rencontrer et qui sont des mini-situations éthiques. Nous avons récemment publié, dans le cadre d'une nouvelle procédure, une liste d'éléments que les gestionnaires doivent signer et qu'ils n'ont pas faits avant d'attribuer le contrat. Le fournisseur n'a pas participé à la préparation de l'énoncé des travaux. C'est une chose qui peut se produire lorsque vous vous mobilisez auprès des fournisseurs, ou que vous travaillez avec un fournisseur et qu'il vous aide à définir les besoins, puis vous lancez l'approvisionnement et il fait une offre. Ce genre de choses crée des problèmes d'intégrité.

Il existe des listes de vérification pour s'assurer que vous respectez certaines règles. Nous nous contenterons peut-être de simplement aborder les classiques, puis nous passerons aux questions. Pouvez-vous parler à un fournisseur?

Maxime Thauvette : Absolument. La question qui se pose est la suivante : à propos de quoi? C'est la plus grande question.

Je pense que souvent ce qui arrive aussi c'est qu'on n'est pas ici pour vous faire peur. Puis Emilio l'a mentionné, ce n'est pas de ne pas avoir de relations avec les vendeurs. C'est important dans votre rôle de propriétaire fonctionnel d'avoir une bonne relation avec les vendeurs mais c'est la façon dont vous le faites. Si vous avez un contrat avec un vendeur puis vous parlez de choses qui a rapport au travail, absolument. Ayez le plus de conversations que vous pouvez pour que ça soit le produit que l'on veut. Où; il faut faire attention, puis encore, c'est là que vos agents en approvisionnement peuvent vous conseiller, c'est de, par exemple, je ne peux pas aller m'assoir avec mon ami qui a une compagnie ou de la famille qui a une compagnie, puis discuter : Regarde, on a ce gros contrat-là qui s'en vient. On travaille dessus. Personne ne le sait. Mais prépare-toi, tu vas pouvoir remettre ta soumission, puis voici ce que tu devrais faire.

Un autre cas, et je vais vous laisser intervenir, mais un autre cas que nous voyons souvent, et dans le contexte des changements que le Conseil du Trésor a également mis en place, c'est que vous avez un consultant qui travaille avec vous. Et naturellement, cette personne est au bureau avec vous jour après jour. Vous tissez des liens, vous travaillez sur un projet, puis son contrat prend fin. Vous avez encore besoin de ces services pour une raison ou une autre, pour un autre projet, pour quelque chose à venir. Et vous savez quoi? J'ai travaillé avec untel et untel, et je pense que cette personne serait parfaite. Vous allez donc leur dire : OK, il y a un contrat qui s'en vient. Va donner ton nom à telle ou telle entreprise, et elle va te recommander.

Ce sont des exemples de choses que vous ne pouvez pas faire. La réponse est donc simple : pouvez-vous parler à un consultant?

Oui. Mais ça dépend de quoi. Et si vous n'êtes pas sûr, parlez-en à votre agent·e de négociation des marchés.

Marie-Hélène Brisson : En tant que propriétaire fonctionnel·le, ça m'est arrivé plusieurs fois. Plus vous lancez de demandes de propositions, plus votre nom est diffusé, plus on vous écrit, plus on veut vous rencontrer, plus on a un produit à vous proposer.

[00:48:20 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran.]

Marie-Hélène Brisson : Mon conseil, allez voir vos collègues des valeurs et de l'éthique, parce que la première fois, vous vous dites qu'il y a enfin des gens qui savent ce que vous voulez. Mais quand le sixième arrive, vous vous dites : « Oh, attendez un instant. Je fais peut-être quelque chose… » En tant que propriétaire fonctionnel·le, vous êtes content·e, parce que quelqu'un sait ce que vous voulez.

C'est un peu délicat, parce qu'on se retrouve dans une situation où; on doit renouveler ou si… C'est un peu une zone grise pour moi, parce que j'aime pouvoir prendre un moment. Vous les rencontrez dans les conférences. Dans le monde des loisirs, nous organisons diverses conférences, puis ils se présentent, vous voyez? Et vous vous dites, j'ai été vu avec cette personne. J'ai leur carte de visite. Qu'est-ce que je fais?

Et c'est intéressant, parce que nous sommes dans le monde de l'innovation et nous nous assurons que nous restons à la pointe des tendances du tourisme, de mon côté du moins, c'est donc important. Mais je les gère très étroitement dans le cadre de cette conférence, sans dîner spécial après.

Maxime Thauvette : Il y a aussi une façon de le faire, n'est-ce pas?

Marie-Hélène Brisson : Oui.

[00:49:15 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : Je pense que la mobilisation, et Emilio a parlé d'équité, d'ouverture et de transparence. Il n'y a rien de mal à parler aux fournisseurs. Si vous avez l'intention de parler à des fournisseurs, soyez ouvert·e à ce sujet. Je souhaite parler à toute personne qui a des renseignements sur ce sujet. De cette façon, personne ne peut revenir après coup et dire : « Eh bien, vous avez été très amical avec celui-là. J'avais aussi des connaissances à propos de ce que vous vouliez, mais vous ne m'avez pas donné l'occasion de les partager avec vous ».

Emilio Franco : Nausheena.

Nausheena Wright : Oui, je suis généralement d'accord. Oui, je pense que vous pouvez parler aux fournisseurs, mais vous devez le faire avec prudence, et faire attention à la manière dont vous le faites. Vous ne devez pas leur donner l'impression qu'en discutant avec eux, ils obtiendront un contrat, ou que tout devis qu'ils vous donneront vous liera à ce contrat. Vous devez faire attention à la manière dont vous dites les choses. Mais ça fait partie des études de marché, n'est-ce pas? Pour voir ce qui existe et ce qui peut vous servir au final.

[00:49:57 Nausheena Wright apparaît en plein écran.]

Nausheena Wright : Mais quand il s'agira d'obtenir officiellement cette exigence, vous devrez, bien entendu, passer par un contrat. Ce que je dis habituellement aux gens, c'est que si vous essayez d'avoir une idée du marché en général, faites une demande de renseignements, ou une DR, que votre agent·e de l'approvisionnement et votre équipe de l'approvisionnement peuvent vous aider à faire, et tout le monde obtiendra alors les mêmes renseignements en même temps. Il n'y a aucun risque de non-transparence ou de partialité à ce stade.

Maxime Thauvette : Les démonstrations sont également un sujet d'intérêt.

[00:50:27 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Nausheena Wright : Quoi?

Marie-Hélène Brisson : Les démonstrations.

Maxime Thauvette : Oui, les démonstrations. Vous aurez des clients qui vous diront : « J'ai obtenu un contrat avec cette entreprise. C'est gratuit, je vais donc utiliser leur logiciel pendant six mois ». Et puis, pour en revenir à votre point, vous vous retrouvez dans le processus d'approvisionnement, et le fait d'avoir accès à leur logiciel gratuitement donne un avantage injuste.

Il n'y a rien de mal à faire des démonstrations. Pour revenir à ce que vous avez dit, pouvons-nous parler aux fournisseurs? Vous pouvez faire une DR. Nous avons plusieurs documents dans l'approvisionnement qui peuvent être utilisés pour demander des démonstrations auprès de nombreuses entreprises, et vous pouvez ensuite toutes les consulter. Et vous serez beaucoup plus avancé dans votre processus d'approvisionnement. Et si vous l'avez fait en arrière plan, puis nous découvrons ensuite qu'il y a un processus d'approvisionnement, et qu'il s'avère qu'il n'est pas équitable parce que nous utilisons un logiciel depuis six mois.

Emilio Franco : Je dis souvent que c'est du marketing. La connaissance du marché est importante. Elle est même encouragée. Et il y a plusieurs façons de le faire. Mais une fois qu'on en est au stade de rédiger les exigences, qu'on est en mode d'approvisionnement, c'est là qu'il faut vraiment clore les choses, commencer à avoir des conversations par les bons canaux d'approvisionnement, et garder les choses, encore une fois, justes, ouvertes et transparentes.

Et Nausheena, je voudrais juste aborder un point, parce que vous avez mentionné qu'il faut faire preuve de prudence quand on parle aux fournisseurs. En tant que gestionnaire, lorsque vous traitez avec une entreprise, quel que soit votre niveau et ce que vous pensez de votre niveau, vous représentez le gouvernement du Canada. Si vous dites à un fournisseur : « Oui, c'est une bonne idée. Ça m'intéresse. Faites-en un peu et venez me donner un aperçu de ce à quoi ça pourrait ressembler ». Vous avez établi verbalement un contrat potentiel, et ce fournisseur peut revenir et dire : « Nous venons de faire un mois de travail. Voici ma facture ».

Ça peut arriver. Et ça arrive, n'est-ce pas? Quand vous traitez avec un fournisseur, vous représentez le gouvernement du Canada. Vous n'êtes pas seulement un·e gestionnaire, ou peu importe votre niveau. Et vous pouvez dire que vous n'aviez pas l'autorité sous… Les fournisseurs ne le savent pas. Ils supposent que vous leur dites des choses en tant que gouvernement du Canada.

C'est donc important de comprendre qu'il faut être clair et faire preuve de prudence en ce qui concerne ces interactions, parce qu'on ne peut pas engager le gouvernement sur n'importe quoi.

1. On va tourner aux questions pour ceux et celles dans la salle. On a des micros,

[00:52:35 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : si tu veux poser des questions. Puis on va commencer avec une question en ligne.

Nous avons parlé un peu de la documentation. Ça demande du travail, mais avez-vous des conseils pour bien documenter un dossier? N'importe quel·le membre du panel, si quelqu'un veut répondre à cette question.

[00:52:57 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Nausheena Wright : Bien sûr. Oui. Faites-le, c'est mon premier conseil. Si vous pensez… pas si vous pensez… Si ça justifie votre contrat, si ça justifie les décisions, ça doit se trouver dans le dossier. Donnez cet élément à votre agent·e de l'approvisionnement, qui le consignera dans le dossier pour vous.

La documentation est extrêmement importante. Tout le monde a fait l'objet de quelques audits cette année, en ce qui concerne l'approvisionnement, et le thème commun que j'ai constaté dans les résultats de l'audit, c'est le manque de documentation pour étayer ce qui s'est passé au cours du processus d'un contrat, que ce soit avant ou après l'attribution du contrat. En tant que propriétaires fonctionnel·les, vous avez l'obligation de vous assurer que vous documentez bien. Il peut s'agir de toutes les communications que vous avez avec les fournisseurs durant le processus ou après l'attribution du contrat. Si vous effectuez une petite modification, qui est autorisée par le contrat, bien sûr, il s'agit de vous assurer que lorsque vous recevez une feuille de temps, vous pouvez dire : Oui, ils ont fait X, Y et Z, et voici mon accord.

Ce sont mes conseils, je crois que si vous en faites plus que moins, c'est l'essentiel pour moi.

Maxime Thauvette : Et ça nous ramène à ce dont nous avons parlé au début, lorsque vous vous demandez si vous devez vous tourner vers l'approvisionnement. Est-ce que je peux justifier cet approvisionnement? Est-ce que mon ou ma ministre peut se présenter devant la commission et expliquer au Parlement que c'était une bonne idée? Tout ce que vous avez qui contribue à soutenir votre décision doit être documenté et conservé dans le dossier.

Et c'est la même chose que pour tout le reste dans ce processus. Si vous n'êtes pas sûr, est-ce que je dois garder cet élément? Ou pas? Posez des questions.

Nausheena Wright : Gardez-le.

Maxime Thauvette : Gardez-le jusqu'à ce que quelqu'un vous dise que vous n'en avez pas besoin. Mais pour l'essentiel, gardez-le. Surtout aujourd'hui, tout est en ligne, c'est assez facile de tout garder dans votre dossier.

Marie-Hélène Brisson : Il ne s'agit pas seulement d'audits d'approvisionnement. Ce que je constate souvent en ce moment, ce sont des audits de TI et de cybersécurité sur certains des produits que nous achetons. C'est une petite partie, je suppose, de l'ensemble du contrat que nous avons conclu. Mais souvent, parce que nous les gérons comme des projets, ils vont finir dans cette grosse pile d'éléments que nous gardons pour l'approvisionnement.

Emilio Franco : L'une des choses… Il existe une liste de documents à fournir dans le cadre de la politique. Elle n'est pas exhaustive. Mais l'une des choses que nous avons récemment ajoutées, c'est le nom de la ou du propriétaire fonctionnel·le sur le dossier d'approvisionnement, parce qu'il y a eu des situations où; ce n'était pas clair qui participait et qui était finalement responsable de la prise de certaines décisions.

Nous avons maintenant une exigence. Encore une fois, il ne s'agit pas de vous effrayer, mais en tant que gestionnaire, en tant que propriétaire fonctionnel·le, votre nom doit désormais figurer clairement dans le dossier d'approvisionnement en tant que personne responsable de cet approvisionnement. Je pense que c'est un élément important de la responsabilité, mais nous avons aussi besoin de ces traces écrites pour savoir qui a pris la décision.

Il y a une question à laquelle je vais répondre.

Est-ce que l'on va avoir des cours dédiés pour les fonctionnaires. Il y aura des cours dédiés aux propriétaires fonctionnel·les. Oui, effectivement. Pour l'instant, certains cours sont associés au pouvoir délégué. Il existe une formation sur la délégation de pouvoirs.

[00:56:02 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Nous travaillons actuellement avec l'École de la fonction publique du Canada pour mettre à jour cette formation, pour qu'elle tienne compte des nouvelles politiques en place et des nouvelles exigences. Si vous disposez d'une Délégation des pouvoirs financiers en vertu de l'article 32, un nouveau cours sera bientôt disponible.

Nous travaillons également à la mise à jour de nos cours sur l'approvisionnement. Même si ces cours sont destinés aux agent·es de l'approvisionnement, en particulier les cours d'introduction, les propriétaires fonctionnel·les pourraient très bien les suivre, parce que ça leur donne un aperçu des éléments fondamentaux. En fait, et je ne veux pas mentionner une date, mais je pense que c'est dans le courant du mois, nous lançons un nouveau module d'introduction à l'approvisionnement avec l'École de la fonction publique du Canada. Ce sera une excellente occasion pour les gestionnaires de se faire une idée en 30 minutes de ce qu'est l'approvisionnement, de certaines règles et de certains éléments clés à prendre en compte. C'est un bon point de départ.

[00:56:56 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : Si je peux me permettre de faire un clin d'œil à mon propre ministère, parlez à vos agent·es de négociation des marchés. Je sais que dans notre ministère, nous avons des cours pour nos clients, pour les propriétaires fonctionnel·les, sur les éléments de base pour notre ministère en particulier, mais ça vous donnera une idée de ce que l'approvisionnement peut faire. Votre agent·e de l'approvisionnement pourra probablement vous diriger vers quelque chose de ce genre dans votre propre ministère.

Emilio Franco : C'est un bon point. Donc si tu veux d'autres conseils sur l'approvisionnement, même si tu n'as pas un approvisionnement en cours, votre équipe d'approvisionnement probablement ont des conseils, des guides, des informations ou on peut juste s'assoir avec toi et parler un peu de peut-être des besoins, est-ce que ça va être vraiment un approvisionnement? Même si tu as une idée, comme on a parlé déjà, collaborer tôt, même si tu ne sais pas ce que tu vas faire, juste parler avec eux pour discuter des idées et ça peut t'aider à former et de conseiller sur votre stratégie pour l'approvisionnement.

Passons à la question suivante.

[00:57:57 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Selon vous, sur la base de votre expérience – c'est une question intéressante –, qui est responsable de quoi? J'aime ces questions, n'est-ce pas? Qui est généralement responsable des exigences ou des évaluations en matière de sécurité lors de la mise en place d'un contrat? L'approvisionnement, le ou la propriétaire fonctionnel·le, ou les deux?

[00:58:11 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : Je pense que nous devrions écrire vos réponses.

Marie-Hélène Brisson : Oui, c'est ça, voir si on n'a pas la même réponse.

Le ou la propriétaire fonctionnel·le, d'après mon expérience.

Emilio Franco : Êtes-vous d'accord?

Maxime Thauvette : Je dirais les deux en ce qui concerne… J'imagine que ça dépend de la façon de lire la question, mais vous avez raison, les propriétaires fonctionnel·les sont responsables de la rédaction de la LVERS, c'est-à-dire de la documentation sur la sécurité. Mais en tant qu'agent·e de l'approvisionnement, nous avons un rôle à jouer pour nous assurer que vous l'avez fait. C'est certain que nous allons vérifier pour nous assurer que c'est fait.

Marie-Hélène Brisson : Mais la réponse à la question est : le type de… La sécurité des TI, c'est encore plus détaillé. C'est le ou la propriétaire fonctionnel·le qui peut répondre à toutes ces questions.

Maxime Thauvette : Et peut-être, nous en avons parlé plus tôt, ça ne veut pas dire que vous devez être un·e expert·e en sécurité. Vous avez des expert·es en sécurité. Votre responsabilité, c'est de documenter les conseils qu'ils vous donnent et de prendre une décision selon les options proposées. Mais oui, au final, c'est à vous qu'il incombe d'en parler à la sécurité. Oui.

Emilio Franco : Nausheena?

Nausheena Wright : Je suis d'accord. Je pense que c'est les deux, mais la sécurité a aussi une responsabilité dans cet espace. Ils vont examiner vos besoins en tant que propriétaire fonctionnel et diront ensuite : D'accord, vous avez, ou non, les bonnes exigences de sécurité pour votre projet. À mon avis, il y a trois acteurs dans ce domaine.

Emilio Franco : Je vais donner la réponse officielle du Conseil du Trésor, c'est qu'au final, c'est le ou la propriétaire fonctionnel·le qui est responsable des exigences. Et cette personne doit être informée par tous les experts dont elle a besoin, y compris en matière de sécurité et d'approvisionnement. Mais ce sont les gestionnaires, les propriétaires fonctionnel·les, qui sont responsables des exigences, point final.

Lorsque le contrat est mis en place, il y a des responsabilités, notamment en matière de sécurité et d'approvisionnement, pour s'assurer que ces exigences sont respectées. Dans certains ministères, c'est le groupe de négociation des marchés qui valide la sécurité au nom du ou de la propriétaire fonctionnel·le. Dans certains ministères, le ou la propriétaire fonctionnel·le a une responsabilité.

C'est important de clarifier, au sein de votre ministère, la manière dont ce processus est géré, parce qu'il est différent d'une organisation à l'autre. On ne peut pas simplement supposer que c'est l'autre partie qui l'a fait, parce que c'est à ce moment que personne ne le fait, et qu'il y a des lacunes de sécurité. Mais au final, en tant que propriétaire fonctionnel·le, vous êtes responsable de vos besoins et vous êtes soutenu·e dans cette tâche par les différents experts qui interviennent dans le processus.

On a quelqu'un dans la salle qui veut poser une question? Bonjour.

[01:00:18 Un membre de l'auditoire parle dans un microphone.]

Membre de l'auditoire: Bonjour. Merci pour la conversation. Richard (Denaud) de SPAC

Je connais au moins trois d'entre vous.

Ma question est la suivante : je travaille actuellement dans le domaine de la politique, de la politique d'approvisionnement.

Tu sais, souvent on reçoit des questions des approvisionnements puis la réponse est toujours « ça dépend ».

C'est comme si c'était presque toujours « ça dépend ». Souvent, après discussion, nous donnons une réponse qui se résume à « c'est une décision opérationnelle ». Et je me demande, quand nous disons que c'est une décision opérationnelle – nous, en tant que responsables de l'approvisionnement, disons –, le ou la propriétaire fonctionnel·le se dit : Oh, il a dit qu'on pouvait faire ce qu'on veut. Mais qu'est-ce que vous entendez, quand on vous dit que c'est une décision opérationnelle?

Et puis la deuxième partie est peut-être pour Max et Nausheena, Emilio aussi, peut-être. Qu'est-ce qu'on devrait...

Comment est-ce que l'on devrait encadrer cette phrase?

Qu'est-ce qu'on devrait inclure quand on dit que c'est une décision opérationnelle? Merci.

[01:01:23 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Marie-Hélène Brisson : Je suis peut-être une propriétaire fonctionnelle un peu différente des autres, mais je pense, encore une fois, que ça revient à notre délégation financière et à nos autorités. Je sais très bien, en tant que cadre, que quand je mets mon nom sur un contrat, j'ai un peu peur, juste au bon niveau. Mais j'ai pris ma décision sur la base de tous les conseils que m'ont donnés les services d'approvisionnement, des TI, de la sécurité, etc.

[01:01:46 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran.]

Marie-Hélène Brisson : Et je préfère de loin que vous me donniez une petite marge de manœuvre, plutôt que de me donner une réponse tout noir ou tout blanc, qui ne répond pas du tout à mes exigences. Et j'en prendrai la responsabilité à l'instant où; j'aurai apposé mon nom sur ce contrat. Encore une fois, c'est mon administrateur général qui va aller au Parlement pour le défendre. Et oui, je devrai l'accompagner à cette réunion. Mais au final, je ne considère pas que SPAC m'ait donné le feu vert, que j'aie dit oui et que j'aie signé parce que SPAC me l'a demandé.

Je pense que, surtout lorsqu'on veut innover dans différents domaines, comme c'est le cas à Parcs Canada, nous sommes un peu à part. Nous ne rentrons pas dans les cases. C'est différent. Nous sommes là pour l'amusement, le divertissement. Nous voulons faciliter les choses pour les gens. Avec tous les obstacles en termes de sécurité, de TI et d'approvisionnement, si vous me donnez une plus grande marge de manœuvre, je suis très heureuse.

[01:02:38 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : Pour la deuxième partie, il s'agit aussi de communication. Je serais très déçu d'apprendre que nos agent·es de l'approvisionnement se contentent de répondre « c'est une décision opérationnelle ». Je sais que nous poussons votre exemple à l'extrême.

J'aime croire que—puis on en a parlé un petit peu dans les communiqués puis d'engager tôt dans la discussion.

Mais pour ce qui est de la décision opérationnelle, et je sais que nous avons probablement quelques agent·es de l'approvisionnement qui nous écoutent, vous avez, dans ce rôle, une responsabilité

[01:03:08 Maxime Thauvette apparaît en plein écran.]

Maxime Thauvette : de fournir la marge de manœuvre dont vous parlez. Quelles sont les limites de ce que vous pouvez faire dans le cadre de cette décision opérationnelle? Et ça ne peut se faire que par la communication.

On doit s'assoir et discuter avec nos clients. Puis pour tous les propriétaires fonctionnels qui nous écoutent, si vous ne recevez pas ce service-là de vos agents en approvisionnement, retournez les voir, puis dites : Regarde, c'est ma décision mais expliquez-moi, est-ce que je peux donner un contrat à mon épouse? Ah non, ça c'est trop loin. Travaillez avec eux pour délimiter c'est quoi le sandbox où; vous pouvez y jouer.

[01:03:40 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Nausheena Wright : Oui, je suis d'accord. Je pense que c'est à nous de bien vous équiper pour que vous puissiez prendre cette décision. Il existe différents niveaux de risque, et c'est à nous de vous montrer le risque numéro un, son niveau, les avantages et les inconvénients, jusqu'au risque le plus faible, pour que vous puissiez décider de ce qui vous convient le mieux. Mais oui, au final, vous devez vous l'approprier. Je le dis aussi à mes propriétaires fonctionnel·les, parce que c'est à eux de décider. Mais c'est notre responsabilité de bien vous équiper.

Emilio Franco : Nous parlons beaucoup de règles en matière d'approvisionnement, mais la plupart de ces règles sont des principes, par opposition à des règles strictes, vous devez faire ceci ou cela. Et comme vous l'avez dit, c'est peut-être parce que vous m'avez formé, Richard, mais je me rappelle toujours l'une des premières choses que j'ai apprises.

Maxime Thauvette : Vous nous avez tous formés.

Emilio Franco : Oui, effectivement. L'une des premières choses que j'ai apprises dans le domaine de l'approvisionnement, c'est que la réponse à toute question sur l'approvisionnement, c'est « ça dépend ». Je pense qu'il s'agit d'une zone grise. Dans une certaine mesure, il s'agit d'un art et non d'une science. Ça implique une tolérance au risque pour certaines questions, n'est-ce pas?

Il faut toujours s'en tenir aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence, et il y a des limites qui entraînent un risque plus élevé. Mais ça signifie aussi que toute décision en matière d'approvisionnement dépendra de ce que vous essayez de faire, des risques encourus, de la tolérance au risque de la ou du propriétaire fonctionnel·le et de la tolérance au risque de l'autorité contractante. Il arrive que ces éléments ne correspondent pas toujours. Vous pouvez avoir un·e propriétaire fonctionnel·le très prudent·e, une autorité contractante très tolérante au risque, et vous prenez alors une décision en fonction de ça.

D'un autre côté, ça peut être très frustrant pour plusieurs gestionnaires. Ils se disent : Je suis prêt·e à prendre ce risque. Et l'autorité contractante répond : Non, c'est moi qui ai signé le contrat. Je ne suis pas à l'aise avec ça. Il y a des moyens de gérer ça, d'avoir cette conversation. Mais c'est quelque chose que nous devons surmonter. Encore une fois, je pense que si on regarde vers l'avant, le pendule penche beaucoup plus vers l'aversion au risque dans le processus d'approvisionnement, bien sûr. Et ça s'explique en grande partie par le fait que les règles ne sont pas respectées. Nous devons nous assurer que les règles sont suivies et que nous les respectons.

Mais ces règles offrent également une grande flexibilité. Avec un gouvernement axé sur les résultats, nous devrons probablement examiner cet ajustement au fur et à mesure que nous avançons. Mais là encore, ces règles existent. Elles sont claires. La vérificatrice générale a déclaré à plusieurs reprises qu'elles étaient claires. Nous devons simplement nous assurer qu'elles soient respectées.

Question dans la salle. Merci.

[01:06:06 Un membre de l'auditoire parle dans un microphone.]

Membre de l'auditoire : Bonjour. Mon nom est Jean-François (Hamelin) de Transports Canada. Merci beaucoup pour le panel.

Nous avons récemment assisté à une augmentation du développement de l'intelligence artificielle. D'un point de vue de gestion, pensez-vous que cela aura une incidence sur le rôle des gestionnaires? Par exemple, la définition de la portée des travaux.

Et qu'en est-il de l'intégrité qui découle de l'utilisation de l'intelligence artificielle? Merci.

[01:06:37 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Question intéressante.

Nausheena Wright : C'est nouveau.

Maxime Thauvette : Non, c'est une très bonne question. Je peux intervenir. Je pense que nous pourrions probablement faire un panel entier sur ce sujet.

Je pense que l'approvisionnement ce n'est pas différent d'aucune autre région ou groupe au gouvernement…ou dans votre vie privée. Je pense que l'IA est là, qu'elle fait désormais partie de notre vie. Mais en termes d'approvisionnement, en termes d'intégrité d'un processus d'approvisionnement, il faut la considérer comme un outil. C'est un outil. Ça ne remplace pas vos responsabilités en tant que propriétaire fonctionnel·e, mes responsabilités en tant qu'agent de l'approvisionnement, votre responsabilité envers vos collègues de la sécurité.

Mais c'est quelque chose qui peut aider. Vous pouvez l'utiliser pour explorer des idées. Parfois, nous pensons écrire, je reviens à ma description d'une table, et vous pouvez la décrire du mieux que vous pouvez, et vous pouvez écrire 15 chapitres sur le sujet. Puis nous l'envoyons dans une DP, et nous nous retrouvons avec une DP qui finit par durer neuf mois avec 735 questions. Donc, je pense…

Emilio Franco : Est-ce que c'est une attaque?

Maxime Thauvette : Non, mais c'était ma DP.

Nausheena Wright : Expérience vécue.

Maxime Thauvette : Elle était dirigée vers moi, peut-être? Je ne sais pas. Ou tous les deux? De bonnes leçons ont été tirées de cette expérience.

Mais je crois que ça peut servir d'outil qui, dans l'exemple de ma table, pourrait être utilisé. Bien évidemment, dans le respect des mesures de protection de votre ministère, et toutes ces mesures. Mais s'il s'agit de quelque chose qui peut être partagé, servez-vous de l'outil, demandez-lui : « Peux-tu m'aider? » Ça peut-être aussi simple que de demander : « Explique-le à un enfant de cinq ans ». Oh, maintenant ma table est très claire. Je peux maintenant cette description, la travailler, l'adapter à mes besoins.

Je ne pense pas que nous en soyons encore là, et j'espère que ce ne sera jamais le cas, où; ça remplacera tous les fonctionnaires en termes de : Eh, vous savez, maintenant nous avons ChatGPT. Nous n'avons plus besoin de faire des DP. Demandons-lui simplement qui est le gagnant et ils nous diront quelle entreprise nous pouvons embaucher. Mais c'est un outil qui peut aider à clarifier certaines choses et nous permettre d'avancer.

Marie-Hélène Brisson : Je vais peut-être amener comme la composante de l'autorité fonctionnelle. On se fait pousser énormément par la haute gestion pour aller avec des services d'intelligence artificielle. Nous, on se pose beaucoup la question, parce qu'on est encore là dans un domaine touristique et un peu plus ludique. Les gens peuvent se commander une pizza sur ChatGPT. Moi j'en ai des vice-présidents qui m'arrivent en me disant : Je peux-tu planifier mon voyage avec ChatGPT? Ça fait que, OK, attendez un instant là. Mais comme nous, on se fait pousser là, vos clients, ça veut dire que vous allez devoir nous aider autant nos équipes de TI, mais nous aider à avoir comment on les intègre ces technologies-là à l'intérieur. Si on lit un petit peu ce qui se passe avec le gouvernement en ce moment puis les lettres de mandat qui sont sortis, il va y en avoir de l'IA dans notre environnement. Comment on fait? Nous, c'est ce que l'on se demande à Parcs : Comment on fait pour influencer? À ce moment-là, moi, c'est de définir le carré de sable de l'expérience du visiteur où; est-ce que je veux l'amener pour aller en amont avec nos exécutifs, je veux dire, bien c'est là qu'on devrait aller. Ça c'est trop loin, ça ce n'est pas assez. Ça c'est le « sweet spot ». Là après c'est de travailler avec vous au niveau de l'approvisionnement sur comment on peut le faire mais ce n'est pas quand ça va arriver, ce n'est pas si ça va arriver, c'est quand ça va arriver.

Maxime Thauvette : Je pense que c'est des façons aussi, il y a des opportunités qui sont avec les AI aussi. Dans le sens où;, si je prends l'exemple de ChatGPT c'est AI qui est public, on peut mettre des choses dessus.

[01:09:52 Maxime Thauvette apparaît en plein écran.]

Maxime Thauvette : Mais je pense qu'il va y avoir des opportunités dans le futur où; les gens d'approvisionnement, les propriétaires fonctionnels, on peut travailler avec nos gens d'IT puis amener l'intelligence artificielle à l'intérieur de nos murs gouvernementaux. Puis si on peut avoir un genre de AI éventuellement où;—je sais qu'il y a des projets qui travaillent déjà là-dessus. Mais on entre tous nos RFP qu'on fait, toutes nos demandes de propositions là-dedans, puis ça nous fait un genre d'analyse. Puis plus tard, quand on achète toujours la même chose, bien c'est un outil qui peut nous dire : Bien regarde, la dernière fois que vous avez acheté cela vous avez fait ça, puis ça l'a causé des problèmes parce que tel et tel critères n'étaient pas bien définis. Ou des genres de bases de données pour, si j'achète des services professionnels, bien voici le genre de critères qui seraient peut-être applicables dans ton cas pour un gestionnaire de projets.

Donc je pense qu'il y a des opportunités là. Je ne suggérerais pas de faire cela avec les outils à l'externe en ce moment mais c'est des projets. Puis vous, comme propriétaire fonctionnel c'est des projets que vous pourriez sûrement aussi mettre de l'avant, d'amener cela à l'interne pour vous aider dans le futur.

[01:10:48 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Nausheena Wright : Oui, je pense que c'est implanté. C'est un espace à surveiller, parce qu'il est très rapide, nous voyons ce qu'il peut faire. Je ne pense pas qu'il puisse remplacer, comme l'a dit Max, le processus de DP ou autre. Mais c'est un bon endroit pour prendre le pouls.

[01:11:05 Nausheena Wright apparaît en plein écran.]

Nausheena Wright : Si vous avez un énoncé des travaux et qu'il ne contient pas d'informations protégées, vous pouvez l'utiliser et ça peut aider à rendre les choses plus concises. Mais je compterais toujours sur les propriétaires fonctionnel·les pour utiliser leurs propres idées et leurs yeux pour faire une révision avant de le soumettre à l'approvisionnement. Et c'est la même chose pour mes agent·es de négociation des marchés. Je voudrais qu'ils ou elles fassent la même chose. C'est ce que je fais parfois avec les courriels, et je demande de les rendre plus formel. Puis je relis et je me dis que ce n'est pas vraiment ce que je veux qu'il dise. L'outil n'est pas parfait non plus. Et parfois, il ne lie pas tous les points que je voulais non plus.

Je ne pense pas que nous en soyons encore là, mais le rythme est rapide. Ça arrive. C'est ici. Il s'agit simplement de savoir où; ça va nous mener.

[01:11:43 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Je reviendrais sur le fait que les propriétaires fonctionnel·les sont responsables de leurs exigences. Et donc, si vous utilisez un outil pour vous aider à générer cette exigence, c'est très bien. Mais vous en êtes responsable. Vous devez vous assurer que vous êtes conscient·e de ce qui est généré, que vous savez ce que vous demandez et que vous l'avez lu pour vous assurer que c'est valide.

Mais dans un monde où; la plupart des gens n'ont jamais rédigé d'énoncé des travaux au cours de leur carrière, on vous tape sur l'épaule : « Hé, Andrea, je veux que tu diriges une nouvelle initiative de transformation, et tu vas devoir rédiger une DP pour un nouveau système qui remplacera notre système de réservation ». Oh, mon Dieu. Je pourrais commencer par demander à quoi ressemble un énoncé des travaux pour un nouveau système de réservation Quel résultat devrais-je demander? C'est un bon début. Mais vous êtes toujours responsable, et vous devez travailler avec tous vos experts sur les exigences en matière de sécurité, d'accessibilité, etc. Au final, c'est votre responsabilité.

Un point à surveiller, c'est que les soumissionnaires commencent à utiliser l'intelligence artificielle pour répondre aux DP du gouvernement. Et même si c'est bien, ça signifie qu'ils n'ont peut-être pas une pleine conscience de ce à quoi ils se sont engagés dans leur réponse. C'est le genre de choses qu'il faut surveiller, déterminer si le soumissionnaire a une réelle compréhension ce qu'il a dit qu'il ferait, en particulier si cette offre fait partie du contrat.

Et bien sûr, en tant que fonctionnaires, peut-être qu'on devrait commencer à utiliser l'intelligence artificielle pour aider à évaluer les offres. Si on reçoit mille pages d'un fournisseur, actuellement, tout le monde doit les lire, tout le monde doit les évaluer, et ainsi de suite. Il existe des outils que nous pouvons utiliser. Il existe une politique sur la prise de décision à l'aide d'outils d'intelligence artificielle, qui explique comment prendre des décisions éthiques et comment parvenir à ces décisions, et comment les humains, et non l'outil, doivent prendre une décision au final.

Question en ligne. C'est un peu spécifique pour l'approvisionnement nuagique. Donc c'est une question : Est-ce que notre discussion change dans le contexte de l'approvisionnement nuagique?

Le rôle de l'agent·e de l'approvisionnement change-t-il quand il s'agit d'acheter un logiciel infonuagique ou un logiciel en tant que service d'approvisionnement? Des réflexions?

Marie-Hélène Brisson : D'après mon expérience récente, je suis la propriétaire fonctionnel·le, parce qu'il ne s'agit pas d'une solution d'entreprise, mais de deux systèmes différents basés sur le nuage. Ce n'est pas quelque chose que tout l'organisme utilise. C'est très axé sur les visiteurs. En tant que propriétaire fonctionnel·le, la responsabilité de l'approvisionnement nous revenait, avec l'aide précieuse, très précieuse, de nos collègues des TI, et bien entendu, de nos agent·es de l'approvisionnement. Mais l'objectif, l'objectif final et le besoin que nous avions étaient très spécialisés dans le cadre du gouvernement, mais pour 20 millions de personnes, mais spécialisés dans le cadre du gouvernement du Canada.

[01:14:37 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran.]

Marie-Hélène Brisson : Pour nous, s'il s'agit d'une solution d'entreprise ou d'un produit utilisé dans l'ensemble de l'organisme, c'est le service des TI qui s'occuperait de ce genre de choses.

[01:14:46 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : Juste un point. L'une des choses que nous constatons dans les grandes initiatives de TI, c'est de savoir qui est le ou la propriétaire fonctionnel·le dans le cadre d'une grande initiative de TI? Est-ce que c'est l'organisation de TI? Est-ce que le domaine de programme est responsable? Ce sont des questions auxquelles les ministères sont confrontés. Qui est propriétaire du projet? Mais il ne s'agit pas seulement de savoir qui est propriétaire du projet – c'est une solution de TI. Les services de TI effectuent une grande partie du travail, mais ils soutiennent un domaine de programme. Et donc, qui gère le fournisseur? Qui a rédigé la DP? Ce sont des questions importantes auxquelles les initiatives de TI les plus importantes et les plus complexes sont confrontées. Absolument.

Selon moi, c'est le programme qui essaie de livrer quelque chose. Et, là encore, il peut s'appuyer fortement sur les TI. Mais un programme qui tente de fournir un service aux Canadien·nes, c'est généralement la responsabilité des propriétaires fonctionnel·les. Qui signe? Qui a l'argent? En général, ce n'est pas les TI qui ont l'argent. C'est le domaine de programme.

Maxime Thauvette : Une autre chose très importante, c'est…

Emilio Franco : Vous avez participé à certaines de ces grandes…

Maxime Thauvette : Je l'ai déjà dit, peut-être avec mes clients, mais j'ai toujours dit : si je retire cette exigence, si j'annule ce contrat, qui va crier le plus fort? C'est un bon moyen d'identifier le ou la propriétaire fonctionnel·le à ce moment-là. Si je ne fais pas ce que vous voulez, qui est le plus contrarié? Ce ne sera probablement pas les TI, parce qu'ils auront d'autres projets à mettre en œuvre. Pour répondre à votre question, je pense que c'est le programme qui est responsable, en essayant de le mettre en œuvre.

Et pour conclure sur cette question, je pense que ce que vous achetez n'a pas d'importance. En ce qui concerne l'approvisionnement public fédéral, les rôles restent les mêmes. En tant que propriétaire fonctionnel, vous avez les mêmes responsabilités.

Je pense que la question vient peut-être d'un endroit où; — puis ça, c'est un drôle… approvisionnement, comment tu appelles ça « numéragie »?

Dialogue entre les panélistes

Maxime Thauvette : J'ai toujours appelé ça cloud. C'est mon côté Franco-Ontarien.

Mais tu parles de "cloud". Ça c'est quelque chose qui est plus récent. Je pense qu'il y a des challenges. C'est un petit peu plus difficile à savoir exactement comment est-ce qu'on va l'acheter, comment ça fonctionne. C'est certain que depuis plusieurs années on a des experts (Aspak SSX) qui sont très bien informés, qui sont rendus un peu plus experts dans le domaine. Mais je pense la question vient plus de, parce que c'est nouveau. Tu pourrais prendre le même exemple avec …nous inventons la téléportation demain. Je peux vous dire dès maintenant que mes agent·es ne sauraient pas où; aller pour commencer à acheter ça, ni comment, ni l'impact, mais la responsabilité reste la même. Vous êtes toujours responsable de la définition de vos exigences. Nous sommes toujours responsables de garantir un approvisionnement équitable, ouvert et transparent. Peu importe ce que vous achetez.

[01:17:22 Emilio Franco apparaît en plein écran.]

Emilio Franco : Nous avons une autre question qui concerne donc le rendement des fournisseurs. La question est un peu plus précise : certains ministères ont-ils des politiques de rendement des fournisseurs? Existe-t-il un modèle? Parlons-en de manière plus générale. Les approches du rendement des fournisseurs pour gérer les problèmes avec les fournisseurs.

Je commencerai peut-être par Marie-Hélène, du point de vue de la gestion. Avez-vous des exemples de situations où; vos fournisseurs n'ont pas un bon rendement et comment abordez-vous ce problème?

[01:17:48 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Marie-Hélène Brisson : Oui. Ça nous ramène un peu à ce que vous disiez tout à l'heure : nous sommes très canadiens et nous voulons être très gentils. Souvent, et je me souviens que l'un de mes collègues disait : « Mais ce sont nos partenaires ».

[01:17:57 Marie-Hélène Brisson apparaît en plein écran.]

Marie-Hélène Brisson : Et je me suis dit : « Pour le prix qu'on les paye ». Je veux dire, bien sûr, je veux une bonne relation, mais ils sont payés pour faire le travail. Est-ce qu'il est fait?

Donc, oui, sans être une politique, nous avons dans chaque contrat une sorte d'évaluation, qui revoit constamment le rendement, ou chaque fois que nous lançons de grandes initiatives, nous faisons une rétrospective et nous nous demandons : D'accord, comment ça s'est passé?

Et c'est arrivé – je crois que nous l'avons mentionné un peu plus tôt – mais en tant que propriétaire fonctionnel·le, c'est aussi très important d'avoir le courage de dire que lorsque le contrat ne se passe pas bien, ou que le prestataire de services, le fournisseur, ne vous donne pas ce dont vous avez besoin pour franchir les différentes étapes… J'ai dû mettre fin à un contrat avec SPAC pour un fournisseur qui n'allait pas être en mesure de fournir ce dont nous avions besoin après un an seulement.

C'est angoissant, parce qu'on se dit : Oh, mon Dieu, je vais devoir refaire une DP, et je ne veux pas faire ça.

Mais c'est notre responsabilité de nous assurer que… Je veux dire, il s'agit de l'argent des contribuables en fin de compte, n'est-ce pas? C'est donc très important.

[01:19:00 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Maxime Thauvette : De la musique à mes oreilles. Non, je pense que vous avez raison. Nous en avons parlé un peu plus tôt, du rôle d'un·e propriétaire fonctionnel·le. C'est vous qui faites le travail. C'est vous qui travaillez en étroite collaboration avec le fournisseur. Et donc, en cas de problème, en tant qu'agent·e de l'approvisionnement, nous comptons beaucoup sur vous pour nous en faire part. Il arrive que votre agent·e gère une douzaine, une quinzaine, une vingtaine, une trentaine de contrats. Ces personnes n'ont pas nécessairement le temps de consacrer du temps à surveiller chacun d'entre eux. Mais si un problème est soulevé, elles trouveront le temps de vous aider à le résoudre. Selon moi, c'est une responsabilité qui revient aux propriétaires fonctionnel·les. Mais encore une fois, si vous avez des questions, faites appel à votre agent·e de l'approvisionnement.

Nausheena Wright : Je suis d'accord. Nous n'en savons rien, n'est-ce pas? Et donc, si vous ne nous dites rien… mais si vous nous demandez de l'aide, nous sommes là pour vous, si vous n'êtes pas sûr de savoir comment vous orienter.

[01:19:48 Nausheena Wright apparaît en plein écran.]

Nausheena Wright : Mais oui, je suis contente d'entendre ce que vous faites.

[01:19:50 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Marie-Hélène Brisson : Ce n'est pas amusant, mais…

Nausheena Wright : Non, ce n'est pas facile, c'est sûr, mais il faut le faire.

Emilio Franco : Absolument. Donc avec les quelques minutes qu'il reste, peut-êtrenous ferons un dernier tour de table d'une minute chacun. Quels conseils donneriez-vous aux gestionnaires qui tentent de s'orienter dans le monde de l'approvisionnement?

Maxime Thauvette : Une mobilisation précoce. Notre principe est le suivant : dès que vous pensez avoir besoin d'approvisionnement, pas quand vous en avez besoin, mais quand vous pensez en avoir besoin, faites appel à votre équipe d'approvisionnement. Ayez cette conversation, et ils seront là pour vous conseiller.

Marie-Hélène Brisson : Je pense qu'il faut s'asseoir avec un·e collègue proche, parce que j'essaie d'ajouter quelque chose à ce que vous allez dire. Être propriétaire fonctionnel·le et ne pas connaître très bien les finances et l'approvisionnement, c'est très effrayant. Vous avez l'impression de ne pas être… Vous nous parlez parfois en jargon, vous voyez? Mais ces dîners-causeries et le fait de demander à un·e collègue de l'approvisionnement de prendre un café sans la pression d'un contrat, pour moi, c'est ce qui a été utile au début et de comprendre : D'accord, comment m'orienter dans ce domaine au sein de mon organisme, avant d'en arriver à un point où; je dois vous poser des questions et où; je ne comprends pas ce que vous me dites?

Nausheena Wright : Je dirais qu'il faut planifier et se mobiliser tôt.

[01:21:00 Nausheena Wright apparaît en plein écran.]

Nausheena Wright : Exploitez les ressources dont vous disposez. Et si vous ne savez pas, demandez. Quelqu'un vous aidera. Je pense que peu importe le domaine considéré, les RH, l'approvisionnement, les finances, les TI, tout le monde veut s'entraider. C'est ce que j'ai constaté. Certaines personnes ont peur d'en parler, mais si vous demandez, les gens vous aideront. Il suffit de demander. Tout le monde est là pour aider.

[01:21:18 Emilio Franco, Maxime Thauvette, Marie-Hélène Brisson et Nausheena Wright apparaissent sur scène.]

Emilio Franco : De très bons conseils. Je terminerai peut-être en disant qu'en tant que gestionnaire, on n'attend pas de vous que vous soyez un·e expert·e, mais je reviendrai sur ce que j'ai dit précédemment. On attend de vous que vous connaissiez vos responsabilités. Et de les exercer de manière appropriée.

L'une des choses que j'ai soulignées au début, c'est que les propriétaires fonctionnel·les ont des responsabilités en vertu de la politique. Beaucoup ne s'en rendent pas compte, parce qu'il s'agit simplement de la politique d'approvisionnement. Je ne suis pas un·e agent·e de l'approvisionnement. Pourquoi devrais-je lire la politique d'approvisionnement? Parce qu'il y a des responsabilités particulières que vous avez et que vous devez connaître. Nous avons ajouté des rappels dans le processus d'approvisionnement. De nombreux ministères disposent de différentes mesures de contrôle. Nous avons maintenant des exigences formelles qui vous rappellent ces responsabilités. Encore une fois, il ne s'agit pas de vous effrayer, mais de vous aider à connaître vos responsabilités et de vous aider à les assumer.

Sur ce, j'aimerais remercier Maxime, Marie-Hélène et Nausheena, pour leur participation aujourd'hui en tant que panélistes,

[01:22:16 Emilio Franco apparaît en plein écran. Texte à l'écran : Emilio Franco, Directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.]

Emilio Franco : à tous les membres présents dans la salle et en ligne pour avoir participé à cette conversation avec nous.

Comme vous l'avez entendu, le rôle des gestionnaires ou des propriétaires fonctionnel·les est essentiel à la réussite d'un processus d'approvisionnement. Vous êtes responsable, vous devez rendre des comptes, mais vous avez des ami·es. Ces ami·es sont là pour vous aider. Mobilisez-vous tôt et souvent auprès de ces personnes.

Les gestionnaires ne devraient pas hésiter à demander de l'aide supplémentaire auprès de collègues bien versés dans ce domaine au sein de leur organisation. Vous avez tous un groupe d'approvisionnement quelque part, souvent dans le groupe de finance qui est là pour t'aider, soit que tu peux parler avec tes superviseurs, le cadre désigné pour l'approvisionnement, les contractants sont tous là encore pour t'aider. Même s'ils ne sont pas dans l'approvisionnement, des personnes qui ont participé à l'approvisionnement dans le passé peuvent t'aider, donner des conseils, des avis. Tout le monde est là pour t'aider.

Ce n'est pas effrayant si vous bénéficiez d'une aide appropriée.

Comme je l'ai mentionné au début, un équipement lourd peut être effrayant au début, mais si quelqu'un vous apprend à l'utiliser, vous donne une saine dose de peur des endroits où; vous pouvez vous blesser, avec la bonne formation, avec le bon soutien, vous vous en sortirez.

Le SCT partagera bientôt des ressources supplémentaires pour les propriétaires fonctionnel·les sur notre site GCÉchange consacré à la gestion des investissements. Nous utilisons activement GCÉchange au sein du Bureau du contrôleur général du Conseil du Trésor. Pour ceux et celles qui l'ignorent, nous avons un site sur l'approvisionnement qui fait partie de l'ensemble des politiques de gestion des investissements. Quand vous entendez parler de la communauté de la gestion des investissements, l'approvisionnement en fait partie, et c'est là que vous trouverez nos informations.

Vos commentaires sont très importants et je vous invite à remplir l'évaluation et la chronique pour la présente séance que vous recevrez dans les prochains jours. L'École aussi vous proposera d'autres événements et vous encourage à consulter le site Web pour obtenir les renseignements les plus récents et vous inscrire à la prochaine occasion d'apprentissage.

Comme je l'ai également mentionné, nous allons bientôt proposer une formation d'introduction pour les agent·es de l'approvisionnement, qui sera également très utile aux propriétaires fonctionnel·les et aux gestionnaires. Nous sommes en train de mettre à jour la formation sur la délégation de pouvoirs, qui sera bientôt disponible. Il s'agit de ressources supplémentaires destinées à vous aider en tant que gestionnaires.

Dans notre site Web, nous avons le Guide du gestionnaire : principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels, qui est un excellent outil pour aider les personnes qui sont sur le point de se mobiliser ou qui ont besoin d'un·e consultant·e ou d'un certain nombre de services. Notre Guide sur les conflits d'intérêts est un excellent outil pour soutenir l'intégrité du processus.

Après toutes ces présentations, j'espère que vous avez apprécié la séance d'aujourd'hui. Nous sommes vendredi 13, mais je ne l'ai pas dit au début pour ne pas nous porter malchance. Et je crois que c'était une très belle journée. Je vous en souhaite une merveilleuse.

J'espère que vous avez aimé l'événement d'aujourd'hui et je vous souhaite une excellente journée. Merci beaucoup.

[01:25:14 Le logo animé de l'EFPC apparaît.]

[01:25:20 Le mot-symbole Canada apparaît.]